Wanneer moet ik mij ten laatste registreren in het UBO-register?

In het kader van de Europese antiwitwaswetgeving moeten alle onder het Belgisch recht vallende vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts en juridische entiteiten vergelijkbaar met trusts, verplicht informatie over hun uiteindelijke begunstigden (UBO = Ultimate Beneficial Owner) invoeren in het UBO-register en dit ten laatste tegen 30 september 2019.

• De uiteindelijke begunstigden van een vennootschap zijn de natuurlijke personen die eigenaar zijn van meer dan 25% van de aandelen
• Het UBO-register kan geraadpleegd en gewijzigd worden via MyMinFinPro
• Onder andere de identificatiegegevens en de omvang van de belangen van de uiteindelijke begunstigden dienen te worden ingegeven in het UBO-register
• De deadline voor de eerste registratie is 31 maart 2019
• Bij niet-naleving van de informatieverplichting m.b.t. het UBO-register kan een administratieve geldboete van 250 euro tot 50.000 euro worden opgelegd
• Het UBO-register is volledig toegankelijk voor de bevoegde instanties. Ook particulieren kunnen het register inzien, echter zijn bepaalde gegevens van de uiteindelijke begunstigden afgeschermd

Wat is een uiteindelijke begunstigde?

De afkorting UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’, zijnde de uiteindelijke begunstigde van een vennootschap. Dit zijn de natuurlijke personen die (on)rechtstreeks eigenaar zijn van meer dan 25% van de aandelen van de vennootschap.
De uiteindelijke begunstigde is steeds een natuurlijk persoon, bij groepsstructuren dient men dus alle niveaus te doorlopen totdat men een natuurlijk persoon als eigenaar kan aanduiden.

Voorbeeld: Als rechtspersoon Y meer dan 25% van de aandelen bezit van rechtspersoon X, moet er verder worden gezocht naar de begunstigde van rechtspersoon Y. Natuurlijk persoon B heeft meer dan 25% van de aandelen van rechtspersoon Y en zal dus naast uiteindelijke begunstigde van rechtspersoon Y ook uiteindelijke begunstigde zijn van rechtspersoon X. 

Bij vzw’s en stichtingen is het begrip uiteindelijke begunstigde minder voor de hand liggend, maar in principe gaat het om de personen die lid zijn van de raad van bestuur.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een elektronisch register dat wordt beheerd door de FOD Financiën. De bedoeling is om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te bestrijden door toereikende, accurate en actuele informatie ter beschikking te stellen over de uiteindelijke begunstigden van in België opgerichte vennootschappen, stichtingen, vzw’s, trusts en fiducieën.

Het UBO-register kan geraadpleegd worden via het portaal MyMinFinPro. 

Welke informatie moet ik meedelen aan het UBO-register?

De vennootschap dient de identificatiegegevens van de uiteindelijke begunstigde(n) in te geven in het register, zoals de naam, geboortedatum, verblijfsadres, nationaliteit en rijksregisternummer. Daarnaast dient onder andere ook de omvang van de belangen (het percentage) van de uiteindelijke begunstigde te worden meegedeeld, alsook de datum waarop deze uiteindelijke begunstigde is geworden van de vennootschap.
Deze informatie wordt 10 jaar bewaard in het UBO-register.

Meer informatie, alsook de gebruikershandleidingen kan je hier terugvinden.

Wanneer moet ik deze informatie meedelen in het UBO-register?

De informatie moest in principe worden meegedeeld binnen de maand te rekenen vanaf de inwerkingtreding van het KB. Aangezien dit op 31 oktober 2018 gebeurde, betekent dit dat men in theorie slechts tijd had om te registreren tot 30 november 2018. De FOD Financiën heeft echter meegedeeld dat de informatieplichtigen tot 30 september 2019 de tijd hebben om hun uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren. 

De informatie over de UBO’s die is opgenomen in het UBO-register dient steeds actueel te zijn. Dit wil zeggen dat elke wijziging van de informatie die erin is vervat binnen de maand moet worden meegedeeld aan het UBO-register.
Ook dient de informatieplichtige jaarlijks de juistheid van de informatie vermeld in het UBO-register te bevestigen.

Wat indien ik de informatie niet (tijdig) meedeel in het UBO-register?

Indien je de informatie niet tijdig ingeeft of bijwerkt in het UBO-register, riskeer je als bestuurder een administratieve geldboete tussen de 250 euro en de 50.000 euro.

Wie kan het UBO-register raadplegen?

De gegevens in het UBO-register zijn steeds toegankelijk voor de bevoegde instanties, zoals politie en fiscus, die de informatie mogen gebruiken in het kader van onderzoek naar witwassen, fiscale fraude en financiering van terrorisme.

Elke burger heeft, voor wat betreft vennootschappen, ook in beperkte mate toegang tot de informatie in het register. Mits het betalen van een administratieve kost kan elke particulier de uiteindelijke begunstigden van een vennootschap raadplegen. De opzoeking zal enkel kunnen worden uitgevoerd aan de hand van de naam of het ondernemingsnummer van de vennootschap en dus niet op basis van de naam van de uiteindelijke begunstigde zelf. Bepaalde gegevens zullen, omwille van de privacy van de UBO, worden afgeschermd zoals bijvoorbeeld de voornaam, adres en rijksregisternummer.

Heb je hulp nodig bij het registreren van de UBO’s van jouw vennootschap in het UBO-register? Neem dan zeker contact op. Wij helpen je graag verder bij het tijdig en correct ingeven van alle nodige informatie!