Wanneer u gebruikt maakt van uw privéwagen, moto of bromfiets voor beroepsmatige verplaatsingen, andere dan woon-werkverkeer, zal u een kostenvergoeding ontvangen. In de regel maakt men gebruik van de forfaitaire vergoeding die de federale overheid aan haar ambtenaren betaalt. Deze regeling geldt ook voor een bestuurder of zaakvoerder van een vennootschap. 

Tijdelijk maandelijkse bedragen 

Dergelijke vergoedingen die een werkgever aan zijn werknemers betaalt zijn een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wanneer zij niet meer bedragen dan de gelijkaardige vergoedingen die de staat aan zijn personeel toekent. In principe worden die telkens vastgelegd voor een periode van 1 juli tot 30 juni van het daaropvolgende jaar. 

Sinds 1 oktober 2022 wordt het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel toekent, per kwartaal aangepast om sneller te kunnen reageren op schommelingen in de brandstofprijzen.  U hebt dan de keuze tussen het voor een jaar dan wel voor een kwartaal bepaalde bedrag. Indien u kiest voor het op jaarbasis vastgelegde bedrag kan u in het lopende jaar niet switchen naar het per kwartaal vastgelegd bedrag. 

Gelet op de sterk stijgende brandstofprijzen ingevolge de oorlog in Iran voorziet de administratie een tijdelijke wijziging voor de periode 1 april 2026 tot en met 30 juni 2026 (Circulaire 2026/C/ 64 van 29 mei 2026). Momenteel is het nog niet duidelijk of deze tijdelijke regeling verlengd wordt. 

Voor de periode van 1 april 2026 tot en met 30 juni 2026 wordt: 

- de berekeningswijze van de kilometervergoeding aangepast 

- het bedrag van de kilometervergoeding maandelijks herzien 

Voor de maand april 2026 is het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding vastgesteld op 0,4571 euro per kilometer en voor mei 2026 op 0,4841 euro. 

De op deze manier vastgestelde forfaitaire kilometervergoedingen voor de maanden april, mei en juni 2026 vervangen de kilometervergoeding die voor de periode van 1 april 2026 t.e.m. 30 juni 2026 initieel was vastgesteld op 0,4327 euro per kilometer. 

De jaarlijkse forfaitaire kilometervergoeding die door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026 is vastgesteld op 0,4449 euro per kilometer.  Werkgevers die opteren voor de toepassing van het forfaitair systeem op jaarbasis, moeten zich daar in principe voor de volledige periode van 1 juli 2025 t.e.m. 30 juni 2026 aan houden.  Maar ook hierop maakt de Administratie een uitzondering gemaakt wat de tarieven betreft die tijdelijk op maandbasis worden vastgesteld: de werkgevers die opteren voor het tarief op jaarbasis mogen voor de periode van 1 april 2026 tot en met 30 juni 2026  uitzonderlijk ervoor opteren over te schakelen naar het tijdelijke systeem dat voor die periode geldt. 

Inmiddels heeft de administratie het nieuwe tarief van de kilometervergoeding op jaarbasis bekendgemaakt voor de periode van 1 juli 2026 tot 30 juni 2027: 0,4761 euro/km. 

Aftrekbaarheid in de vennootschap   

Hoe zit het met de aftrekbaarheid van een kilometervergoeding in de vennootschap? 

De aftrekbeperking inzake autokosten geldt ook voor autokosten die aan derden terugbetaald worden, dus ook voor forfaitaire vergoedingen die een werkgever betaalt aan zijn werknemers tot dekking van de kosten van het gebruik van zijn wagen voor verplaatsingen in dienstverband.  

In hoofde van de werkgever werden deze vergoedingen geacht voor 30 % betrekking te hebben op brandstofkosten en 70 % op de overige autokosten.  Dit is een onweerlegbaar vermoeden, waarvan niet mag afgeweken worden. Op beide componenten worden dan de relevante aftrekpercentages toegepast.  

Hoe moet deze formule toegepast worden als niet alle kosten aan een zelfde percentage aftrekbaar zijn?

Voor een plug-in hybride personenwagen is tot en met aanslagjaar 2026 het aftrekpercentage hetzelfde voor elektriciteitskosten en de andere autokosten dan de benzine- en dieselkosten. De elektriciteitskosten volgden steeds het aftrekpercentage van de andere autokosten in functie van de CO2 uitstoot van de personenwagen en de datum van aanschaf.  

Vanaf aanslagjaar 2027 zal dit niet meer steeds het geval zijn. Voor beroepsmatig gebruikte plug-inhybride personenwagens die zijn aangekocht tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025, krijgt elk van de drie kostencategorieën — elektriciteitskosten, brandstofkosten en overige autokosten — voortaan een eigen aftrekpercentage.

Dit roept de vraag op hoe een forfaitaire kilometervergoeding dan moet worden opgesplitst over die drie categorieën. Deze vraag werd recent beantwoord door de minister van Financiën in een schriftelijke parlementaire vraag (vraag nr. 738 van Wouter Vermeersch, 10 december 2025).

Volgens de minister mag de werkgever de kilometervergoeding forfaitair verdelen als volgt:

- 20% voor de elektriciteitskosten

- 10% voor de benzine- en dieselkosten

- 70% voor de overige autokosten

Een uitsplitsing op basis van de werkelijke verhouding tussen de verschillende kostencategorieën is volgens de minister eveneens toegelaten.