Peppol-verplichting vanaf 2026: wat je moet weten (en wat het je kan kosten)

Peppol: Dé standaard vanaf 2026

Peppol (afkorting voor Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees netwerk dat is opgericht met één doel: de uitwisseling tussen bedrijven van gestructureerde elektronische facturen. Vanaf 1 januari 2026 zullen dan ook alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen elektronische dienen uit te wisselen via dit netwerk. Voortaan zal dus een factuur in PDF-formaat niet meer volstaan.

Het grote voordeel aan dit systeem is de snellere, meer automatische en correctere verwerking van facturen. Deze zullen immers voortaan onmiddellijk dankzij Peppol en in combinatie met boekhoudsoftware worden ingelezen. Hierdoor dient niemand meer de gegevens van de factuur manueel over te typen en is de kans op fouten veel kleiner.

Belangrijke opmerking hierbij is het feit dat uw bedrijf ook technisch in staat dient te zijn om Peppol e-facturen te ontvangen. Dit heeft tot gevolg dat ook B2C-bedrijven die geen facturen naar andere bedrijven sturen, toch verplicht zullen zijn om digitale facturen te ontvangen. Het is immers zo dat uw leveranciers vanaf 1 januari 2026 u niet enkel meer via mail of post dienen te factureren maar ook via Peppol, vermits deze laatste voortaan de enige rechtsgeldige wijze van factureren voor B2B-transacties wordt. Ook het technisch niet in staat zijn tot ontvangst van e-facturatie zal voortaan via het nieuwe boetesysteem worden bestraft.

Inhoud van het nieuwe Koninklijk besluit

Op 14 juli publiceerde de FOD Financiën het nieuwe Koninklijk Besluit dat de essentiële praktische aspecten weergeeft van de toekomstige Peppol-verplichting. Vooral de introductie van een boetesysteem sprint hierbij in het oog.

Concreet wordt er vanaf 1 januari 2026 een nieuwe boete in het leven geroepen, die men zal opleggen bij het niet kunnen verzenden of ontvangen via het Peppol-netwerk.
De tarieven van deze boetes gaan in stijgende lijn en bestaan uit volgende bedragen:

- € 1.500 voor de eerste keer;

- € 3.000 voor de tweede keer;

- € 5.000 vanaf de derde overtreding.

Hierbij dient men een aantal belangrijke elementen niet uit het oog te verliezen:

- Men voorziet in een bufferperiode van drie maanden tussen de verschillende boetes. Dit wil zeggen dat in het geval er een inbreuk bij uw bedrijf wordt vastgesteld, u vervolgens beschikt over een termijn van drie maanden om de overtreding te remediëren.
Blijft u echter in gebreke, dan telt het volgende kwartaal opnieuw als overtreding.
Met andere woorden, een volgende overtreding kan ten vroegste drie maanden na de vorige worden vastgesteld.

- Er zal er geen sprake zijn van waarschuwingen door de fiscus, preventief in orde zijn is dus de boodschap.

- Reeds bestaande boetes voor niet-, onvolledig of incorrect opmaken van een factuur bestaan. De nieuwe sancties kunnen dus gecumuleerd worden met andere straffen.