Buitenlandse dienstreizen: nieuwe forfaitaire dagvergoedingen

Fiscale behandeling

Oorspronkelijk is het Ministerieel Besluit van 14 juli 2025 (met datum van inwerkingtreding 1 augustus 2025) met als bijlage de nieuwe forfaitaire dagvergoedingen in eerste instantie bedoeld voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven.

De fiscus aanvaardt daarentegen dat men in de privésector als werkgever/vennootschap deze dagbedragen belastingvrij kan toekennen aan de werknemers en bedrijfsleiders. Deze tussenkomst zal worden beschouwd als een kost eigen aan de werkgever, waarbij deze kost niet belastbaar zal zijn bij de genieter, mits de forfaitaire vergoedingen niet worden overschreden. Daarnaast zullen deze forfaitaire vergoedingen aftrekbaar zijn bij de werkgever/vennootschap alsook zullen deze vrijgesteld zijn van RSZ. De concrete kosten dienen dus niet bewezen te worden vermits de forfaits geacht te zijn vastgesteld op basis van “ernstige normen”.

Zodra deze vergoedingen hoger liggen dan de forfaitaire bedragen zal het excedent worden beschouwd als een belastbaar voordeel, tenzij de werkgever kan aantonen aan de hand van bewijsstukken dat de hogere vergoeding verantwoord is naar verhouding met de werkelijk gemaakte kosten.

Wat omvat een forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen?

De dagelijkse verblijfsvergoeding dekt standaard de kosten van de maaltijden (lunch- en dinerkosten) en andere kleine uitgaven ter plaatse (bv. fooien, versnaperingen en lokale telefoongesprekken). De overnachtingskosten, reiskosten en kosten van het ontbijt zitten dus niet inbegrepen in deze forfaitaire dagvergoedingen. Zij kunnen echter ook worden vergoed door de werkgever/vennootschap maar deze terugbetaling dient te worden gestaafd aan de hand van bewijsstukken. De landenlijst bevat tevens bedragen voor deze logementsvergoeding, maar deze dienen louter als maximum.

Wanneer de werkgever echter naast de overnachtingskosten en naast het ontbijt ook andere maaltijden rechtstreeks ten laste neemt, dient de dagforfait verminderd te worden vermits dezelfde kost maar één keer mag terugbetaald worden. De vermindering bedraagt 35% bij rechtstreekse werkgeversbijdrage voor het middagmaal, 45% voor het avondmaal en 20% voor de kleine uitgaven. Ook bij het doorbetalen van de maaltijdcheques tijdens de dienstreizen dient u de forfaitaire vergoeding te verminderen met de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheques.

Tot slot kan u als werkgever kiezen tussen twee forfaitaire dagbedragen, waarbij u ofwel kan opteren voor de forfaitaire dagvergoedingen uit de landenlijst ofwel kiest u ervoor een algemeen dagforfait van 37,18 euro toe te passen zonder rekening te houden met het land van de dienstreis. Hierbij dient u wel rekening te houden met het feit dat het bedrag van 37,18 euro niet wordt geïndexeerd waardoor de bedragen op de landenlijst doorgaans veel hoger en fiscaal interessanter zijn. Het is de keuze van de werkgever/vennootschap om te bepalen welke optie wordt weerhouden.

Korte versus lange dienstreizen

De werkgever maakt een onderscheid tussen twee soorten buitenlandse dienstreizen, waarbij er verschillende bedragen en aanvullende voorwaarden van toepassing zullen zijn.

Categorie 1 omvat de hoogste bedragen en is van toepassing op korte dienstreizen naar het buitenland, dit zijn dienstreizen met een maximum duur van 30 opeenvolgende kalenderdagen. Bovendien moeten de werknemers en bedrijfsleiders een sedentaire functie uitoefenen, wat betekent dat verplaatsingen naar het buitenland geen deel mogen uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteiten.

Categorie 2 omvat vervolgens lagere bedragen en heeft betrekking op de buitenlandse dienstreizen, dit zijn dienstreizen met een minimum duur van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen maar met een maximum van 24 maanden. Hierbij dient men de forfaitaire dagvergoedingen stop te zetten zodra de werknemer of bedrijfsleider zich definitief vestigt in het buitenland.

Circulaire nr. 2025/C/70 van 27 oktober 2025

Zoals hierboven reeds vermeld, is het mogelijk om deze forfaitaire kostenvergoedingen ook in de privésector toe te passen. Bij elke wijziging van de landenlijst voor de ambtenaren wordt door de fiscale administratie een circulaire gepubliceerd waarin opnieuw wordt bevestigd dat de nieuwe forfaitaire bedragen ook in de privésector als een niet-belastbare terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever kunnen worden beschouwd.

Ten gevolge van de gewijzigde landenlijst heeft ook de fiscale administratie dit keer een circulaire (nr. 2025/C/70 van 27 oktober 2025) gepubliceerd die naast de klassieke bevestiging ook een aantal nieuwigheden introduceert, waarbij een aantal langdurige principes worden afgeschaft.

Tot nu gold steevast het principe dat voor dienstreizen waarbij het vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal lagen (binnen een periode van 24 uur) de volledige dagvergoeding slechts onbelast toegekend kon worden indien de afwezigheid minimum 10 uur bedroeg. De nieuwe circulaire bepaalt voortaan dat deze minimumduur niet langer vereist is en dit met retroactieve toepassing voor dienstreizen vanaf 1 januari 2025.

Daarnaast gold voor korte en lange dienstreizen dat voor de dagen van vertrek en terugkeer de forfaitaire dagvergoeding slechts voor de helft van het bedrag mag toegekend worden. Er dienden dan wel geen procentuele verminderingen te worden toegepast op deze gehalveerde dagvergoedingen. De nieuwe circulaire maakt echter komaf met deze halvering voor de dagen van vertrek en terugkeer en dit idem retroactief voor dienstreizen vanaf 1 januari 2025. Voortaan geldt echter wel de toepassing van de procentuele verminderingen op de dagen van vertrek en terugkeer indien de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap ten laste worden genomen en deze kosten bepaalde maaltijden omvatten.