Quelles sont les conséquences du nouveau Code des sociétés et des associations pour les administrateurs ?

Outre de nombreuses modifications de fond et de nouvelles règles pour les sociétés, le nouveau Code des sociétés et des associations (ci-après abrégé CSA) a également entraîné un certain nombre de changements pour les administrateurs de ces entreprises. Dans de précédents articles de blog, vous avez pu lire quel était l'impact du CSA sur le statut social des administrateurs, ainsi que sur leur responsabilité. Dans cet article de blog, nous expliquons encore quelques autres conséquences :

Les administrateurs sont considérés comme du personnel

De nombreuses dispositions du droit des sociétés s'appliquent aux administrateurs maintenant que ceux-ci sont considérés comme des membres du personnel. Il s'agit principalement d'opérations sur actions (augmentation de capital, rachat d'actions propres, attribution de droits de souscription, etc.) pour lesquelles une procédure particulière s'applique selon que l'opération concerne le personnel ou non.

Les personnes suivantes sont comptées sous la dénomination personnel :

La définition ci-dessus du personnel ne s'applique qu'aux SRL, SComm et SA, respectivement les livres 5, 6 et 7 du CSA. Le nombre de membres du personnel est l'un des facteurs déterminants de la taille d'une société (micro, petite ou grande), mais cette disposition figure dans le livre 1 du CSA et concerne expressément le nombre de membres du personnel tel qu'inscrit dans la déclaration DIMONA pour les travailleurs.

Comme cela a déjà été décrit en détail dans notre article de blog du 14 novembre 2019, l'administrateur reste soumis au statut social d'indépendant. Il est cependant possible de conclure également un contrat de travail avec cet administrateur, pour autant que ce contrat de travail n'ait rien à voir avec le mandat d'administrateur. En ce qui concerne ce mandat d'administrateur, l'administrateur relève toujours du statut d'indépendant, à titre principal ou complémentaire.

Nouvelle réglementation concernant les conflits d'intérêts

Alors que l'ancien code des sociétés permettait encore aux administrateurs de participer à la délibération et au vote sur les opérations où il y a mélange d'intérêts, il existe maintenant une obligation d'abstention pour les administrateurs de SRL, SComm et SA.

Lorsqu'il y a un conflit d'intérêts potentiel pour tous les administrateurs, l'opération doit être soumise à l'assemblée générale. Ce n'est qu'après approbation par l'assemblée générale que l'organe d'administration peut exécuter la décision ou l'opération. La décision revient également à l'assemblée générale s'il n'y a qu'un seul administrateur. Si le seul administrateur est aussi le seul actionnaire, il assume cette responsabilité.

Lorsqu'un conflit d'intérêts se présente, celui-ci doit toujours être publié et décrit dans les procès-verbaux de l'assemblée concernée. Ces procès-verbaux doivent être repris intégralement dans le rapport annuel ou dans un document déposé avec les comptes annuels. Un rapport spécial contenant l'accord conclu entre l'administrateur et la société est requis lorsque le seul administrateur est aussi le seul actionnaire. Ce rapport spécial doit alors être joint aux comptes annuels.

En cas de non-respect de cette nouvelle réglementation, la société et tout intéressé peuvent demander la nullité de la décision.

Les administrateurs d'ASBL et de fondations sont également soumis à cette réglementation.

Représentation permanente de l'administrateur-personne morale

Lorsqu'une personne morale assume le rôle d'administrateur, cet administrateur-personne morale doit être représenté par un représentant permanent. Auparavant, ce représentant permanent devait être professionnellement lié à la société : il devait être choisi parmi les actionnaires, administrateurs, membres du conseil d'administration ou collaborateurs de l'administrateur-personne morale. Le nouveau CSA permet cependant qu'un tiers puisse également agir comme représentant permanent. Désigner une autre personne morale comme représentant permanent n'est par contre plus possible.

De plus, outre le représentant permanent, un suppléant peut également être nommé qui assume les tâches du représentant principal lorsque celui-ci est empêché ou lorsqu'il n'y a pas d'autre administrateur.

Dans le CSA, une double interdiction de cumul pour les représentants permanents a également été incluse. Il n'est plus possible pour une personne physique de siéger simultanément comme représentant permanent et comme administrateur dans l'organe d'administration. En outre, une personne physique ne peut plus être représentant permanent de plusieurs administrateurs-personnes morales au sein d'une même entreprise. Il est toutefois encore possible d'être plusieurs fois représentant permanent s'il s'agit à chaque fois d'entreprises différentes.

Les règles concernant les conflits d'intérêts pour les administrateurs expliquées ci-dessus s'appliquent d'ailleurs également lorsqu'il y aurait un conflit d'intérêts vis-à-vis du représentant permanent de l'administrateur-personne morale.