Conditions Générales

CONDITIONS GÉNÉRALES

1. CHAMP D’APPLICATION

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les relations contractuelles entre CERTIFISC et le client. Toute dérogation à ces conditions n’est valable que si elle a été expressément convenue par écrit par les deux parties. La déclaration de confidentialité et la lettre de mission font partie intégrante des présentes conditions générales. En cas de contradiction entre les dispositions de la lettre de mission et celles des présentes conditions générales, ces dernières prévalent. Si l’une quelconque des dispositions des présentes conditions devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions resteront pleinement en vigueur.

CERTIFISC se réserve le droit de modifier périodiquement les présentes conditions. En cas de modifications substantielles, CERTIFISC en informera préalablement le client. Dans ce cas, le client dispose du droit de résilier le contrat.

Par « CERTIFISC », il y a lieu d’entendre le professionnel : la SRL Certifisc, ayant son siège social à Bekstraat 5-7, 9700 Audenarde, inscrite à la BCE sous le numéro 0632.712.291 (RPM Gand), ainsi que toutes les sociétés liées à CERTIFISC également agréées par l’ITAA.

2. OBJET ET FORMATION DU CONTRAT

La lettre de mission acceptée contient une description détaillée des missions et prestations que CERTIFISC exécutera pour le client, ainsi que les conditions applicables.

Le contrat prend effet à la date de début mentionnée dans la lettre de mission, sous réserve de l’acceptation du client et du respect des obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, telles que décrites dans la lettre de mission ou conformément aux procédures en vigueur chez CERTIFISC.

3. DROITS ET OBLIGATIONS DES PARTIES

3.1. Informations fournies par le client

Le client s’engage à :

fournir à CERTIFISC, en temps utile et de manière complète, tous les documents, données et informations nécessaires à l’exécution de la mission, y compris ceux provenant de tiers. À la simple demande de CERTIFISC, le client confirme par écrit l’exactitude et l’exhaustivité des informations fournies ;

transmettre les informations requises de manière ordonnée et structurée ;

exécuter en temps utile et correctement les travaux préparatoires prévus dans la lettre de mission ;

informer immédiatement et par écrit CERTIFISC de tout événement ou changement susceptible d’avoir une incidence sur l’exécution de la mission ;

vérifier si les documents et déclarations établis par CERTIFISC correspondent à ses attentes et aux informations qu’il a fournies, et informer sans délai CERTIFISC en cas de divergence. À défaut, CERTIFISC ne pourra être tenue responsable du non-respect des délais ou obligations légales relevant de sa mission ;

fournir à tout moment des informations correctes, actuelles et complètes, y compris toute modification ultérieure ayant une incidence sur la mission, telle qu’un changement significatif de la situation financière, des fonds ou des bénéficiaires effectifs. Ces informations doivent être communiquées au plus tard dans les deux semaines suivant leur prise de connaissance par le client ;

informer immédiatement CERTIFISC de tout défaut de paiement, dès le premier retard, à l’égard des administrations fiscales ou sociales ou d’autres créanciers.

Le client s’engage à fournir toutes les informations requises au moins 14 jours avant l’échéance souhaitée ou légale, conformément à la lettre de mission. En cas de non-respect, CERTIFISC est dégagée de toute responsabilité liée au non-respect des délais légaux.

Le défaut de transmission, la transmission tardive ou incomplète de documents peut entraîner des honoraires et frais supplémentaires. CERTIFISC ne peut être tenue responsable des amendes ou dommages résultant du non-respect des délais légaux pour cette raison. CERTIFISC est en droit de suspendre l’exécution de ses prestations jusqu’au respect de ces obligations par le client, sans que celui-ci puisse prétendre à une quelconque indemnité. Tous les coûts et charges découlant de cette suspension sont à charge du client. CERTIFISC conserve en toute hypothèse le droit au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

La suspension n’affecte pas le droit de CERTIFISC de résilier le contrat avec effet immédiat dans les cas prévus à l’article 8.4 des présentes conditions.

3.2. Exactitude et exhaustivité des données

L’exécution de la mission n’a pas pour objet la détection de fraudes.
Sauf stipulation contraire, CERTIFISC n’est pas tenue de vérifier l’exactitude ou l’exhaustivité des informations fournies par le client, ni la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures ou autres pièces justificatives transmis par celui-ci.

3.3. Dossier client et conservation des documents

Dans le cadre de ses activités, CERTIFISC constitue un dossier de travail (électronique) contenant l’ensemble des pièces et données pertinentes. Tous les documents sont numérisés et intégrés au dossier du client. Les documents originaux sont restitués au client après numérisation, celui-ci restant responsable de leur conservation légale.

CERTIFISC conserve les copies numériques des documents pendant la durée de conservation légale prévue par la législation applicable, sauf si une durée plus longue est imposée par une réglementation spécifique.

3.4. Confidentialité et secret professionnel

CERTIFISC est tenue au secret professionnel conformément à la législation applicable, sous réserve des obligations découlant de la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

Le secret professionnel couvre toutes les informations portées à la connaissance de CERTIFISC dans le cadre de l’exercice de sa profession, y compris les communications écrites et orales confidentielles, la correspondance, les conversations téléphoniques, notes et documents transmis à des tiers dans le cadre du mandat. Ne sont pas couverts par le secret professionnel : les pièces comptables déposées, les comptes annuels établis et déposés, ainsi que les autres documents relatifs à la justification de la comptabilité.

CERTIFISC est levée de son secret professionnel dans le cadre de la législation anti-blanchiment. Le client reconnaît que CERTIFISC est soumise à cette législation et s’engage à fournir immédiatement toutes les informations et documents requis. CERTIFISC ne commencera ses prestations qu’après réception complète de ces informations.

Les experts-comptables et conseillers fiscaux certifiés sont légalement tenus de déclarer à la Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF) tous les faits constatés dans l’exercice de leurs activités professionnelles dont ils savent ou soupçonnent qu’ils sont liés au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. Ils doivent également répondre aux demandes complémentaires de la CTIF, sous peine de sanctions.

CERTIFISC est tenue à la confidentialité à l’égard des tiers non impliqués dans l’exécution du contrat. Cette obligation porte sur toutes les informations confidentielles fournies par le client et sur les résultats de leur traitement. CERTIFISC ne peut utiliser ces informations à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été obtenues, sauf traitement interne anonyme de données chiffrées tel que mentionné dans sa déclaration de confidentialité.

CERTIFISC est autorisée à utiliser des données chiffrées anonymisées à des fins statistiques ou comparatives, pour autant qu’elles ne puissent être reliées à des clients individuels.

CERTIFISC peut, elle-même ou par l’intermédiaire de partenaires ou fournisseurs, recourir à l’intelligence artificielle et à des technologies visant à améliorer l’efficacité, la précision et la prestation de services au client. CERTIFISC veille à ce que ces technologies soient utilisées conformément à la législation applicable et qu’elles ne soient pas utilisées pour prendre, sans intervention humaine, des décisions produisant des effets juridiques à l’égard du client ou l’affectant de manière significative.

3.5. Obligation de déclaration des dispositifs fiscaux transfrontaliers

CERTIFISC est légalement tenue de déclarer certains dispositifs fiscaux transfrontaliers à l’administration fiscale. Si CERTIFISC estime qu’une obligation de déclaration s’applique, elle en informera préalablement le client. Si le client s’oppose par écrit à cette déclaration, CERTIFISC indiquera les démarches que le client devra entreprendre lui-même. L’absence d’action ultérieure du client ne peut en aucun cas engager la responsabilité de CERTIFISC.

Lorsque la mission inclut le respect des obligations UBO, le client doit fournir des informations correctes et à jour et notifier toute modification dans un délai de 15 jours, conformément à la lettre de mission.

4. EXÉCUTION DES MISSIONS

CERTIFISC exécutera les prestations convenues au mieux de ses capacités, en toute indépendance et avec la diligence d’un professionnel compétent. Sous réserve du respect des délais légaux, l’obligation de CERTIFISC est une obligation de moyens.

CERTIFISC exerce ses missions en tant qu’expert-comptable fiscal certifié et offre toutes les garanties de compétence, d’indépendance et d’intégrité professionnelle. Elle garantit que ses services sont fournis conformément aux règles déontologiques et professionnelles de l’ITAA et à la législation applicable au moment de l’exécution.

CERTIFISC ne peut être tenue responsable des conséquences de modifications ultérieures de la législation ou de la réglementation, même si celles-ci ont un effet rétroactif.

CERTIFISC ne sera jamais tenue d’accomplir des actes contraires à la réglementation en vigueur. Le client accepte que CERTIFISC puisse faire appel à des collaborateurs ou sous-traitants pour l’exécution de sa mission.

Sauf stipulation expresse contraire dans la lettre de mission, CERTIFISC n’assume aucune obligation légale ou contractuelle du client et n’endosse aucune responsabilité quant à ses activités ou opérations.

5. INTERDICTION DE DÉBAUCHAGE

CERTIFISC et le client s’engagent, pendant toute la durée de leur collaboration ainsi que pendant une période de trente-six (36) mois suivant la cessation de celle-ci, quelle qu’en soit la cause, à ne pas engager, directement ou indirectement, ni faire exécuter des prestations, directement ou indirectement, par un membre du personnel ou un collaborateur indépendant de l’autre partie en dehors du cadre de la collaboration entre CERTIFISC et le client, sauf accord écrit préalable de l’autre partie.

Toute violation de cette interdiction donnera lieu au paiement d’une indemnité forfaitaire unique de 35.000 EUR, sans préjudice du droit de réclamer une indemnisation complémentaire en cas de dommage supérieur effectivement subi.

6. HONORAIRES

Les honoraires et frais sont fixés conformément aux dispositions de la lettre de mission. Les honoraires ne dépendent jamais du résultat de la mission confiée à CERTIFISC.

Les honoraires peuvent faire l’objet d’une indexation annuelle à partir du 1er janvier, conformément aux modalités prévues dans la lettre de mission.

Dans la mesure où des modifications ou extensions sont apportées à la description de la mission, les prestations complémentaires seront facturées aux tarifs usuels.

Dossiers forfaitaires (non applicables aux dossiers en régie)

Les honoraires forfaitaires pour les prestations telles que définies dans l’offre acceptée sont fixés sur une base annuelle et peuvent être indexés au 1er janvier sur la base de critères objectifs d’indexation, notamment l’évolution des coûts salariaux et autres coûts structurels ayant un impact sur les services fournis. Le client sera informé par écrit, préalablement, de l’indexation applicable pour l’année civile suivante.

Les frais et honoraires facturés peuvent différer des montants repris dans l’offre acceptée dans la mesure où des honoraires ou frais supplémentaires doivent être portés en compte, soit en raison de prestations complémentaires non prévues dans l’offre acceptée, soit en raison du manquement du client à fournir les informations demandées de manière correcte et dans les délais.

Dossiers en régie (non applicables aux dossiers forfaitaires)

Les frais et honoraires sont dus à mesure de l’exécution des prestations au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement achevée.

CERTIFISC est en droit de demander des provisions, lesquelles seront imputées sur l’état final des frais et honoraires.

7. CONDITIONS DE PAIEMENT

Les factures sont payables immédiatement et au plus tard dans un délai de huit (8) jours calendrier à compter de leur date d’émission. En cas de défaut de paiement dans les délais, CERTIFISC se réserve le droit de suspendre ses prestations.

Si CERTIFISC a, à quelque moment que ce soit, des doutes quant à la solvabilité du client, elle se réserve expressément le droit d’exiger un paiement anticipé pour les prestations ou livraisons à venir ou de demander des garanties supplémentaires.

Toute contestation relative à une facture doit être adressée par écrit à CERTIFISC dans un délai de huit (8) jours calendrier suivant la date de la facture, en mentionnant la date et le numéro de la facture concernée. À défaut, la contestation pourra être déclarée irrecevable.

En cas de non-paiement à l’échéance, les montants dus porteront de plein droit et sans mise en demeure préalable des intérêts de retard au taux prévu à l’article 5 de la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. En outre, une indemnité forfaitaire conventionnelle sera due de plein droit et sans mise en demeure, égale à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250 EUR, sans préjudice du droit de CERTIFISC de réclamer une indemnisation plus élevée en cas de dommage réel supérieur.

8. DURÉE ET RÉSILIATION DU CONTRAT

8.1. Missions récurrentes

Par « mission récurrente », on entend une mission consistant en des prestations successives de même nature devant être exécutées à des échéances déterminées et connues à l’avance.

À défaut de mention contraire dans la lettre de mission acceptée, le contrat relatif à une mission récurrente est réputé conclu pour une durée indéterminée. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment moyennant une notification de résiliation adressée à l’autre partie par lettre recommandée ou par courrier électronique avec accusé de réception, en respectant un préavis de trente (30) jours. La résiliation prend effet le troisième jour ouvrable suivant l’envoi de la notification. Les présentes conditions générales restent applicables pendant la durée du préavis.

8.2. Missions ponctuelles

Les missions qui ne sont pas récurrentes sont considérées comme des missions ponctuelles ou distinctes.

Sauf preuve contraire, le contrat relatif à une mission ponctuelle est réputé conclu pour une durée déterminée. Il prend fin à l’exécution complète de la mission et, le cas échéant, à la livraison des prestations convenues.

Le client peut mettre fin de manière anticipée au contrat moyennant le paiement à CERTIFISC des frais et honoraires correspondant aux prestations déjà exécutées, calculés sur une base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution complète de la mission.

8.3. Transfert de dossier

En cas de cessation de la collaboration, les prestations liées au transfert du dossier peuvent être facturées aux tarifs en régie alors en vigueur.

À la demande du client, les documents pertinents seront mis à disposition sous forme numérique. Les éventuelles prestations complémentaires (telles que l’impression de documents ou la création de fichiers d’exportation) seront également facturées en régie aux tarifs applicables.

8.4. Résiliation immédiate par CERTIFISC

CERTIFISC peut résilier le contrat à tout moment avec effet immédiat, sans préavis ni indemnité, lorsque des circonstances rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible ou lorsque la confiance entre les parties est gravement compromise.

Cela inclut notamment, sans limitation :

lorsque l’indépendance de CERTIFISC est ou risque d’être compromise ;

lorsque la poursuite de la mission est incompatible avec les obligations déontologiques, professionnelles ou légales de CERTIFISC ;

en cas de manquements graves ou répétés du client à ses obligations contractuelles, y compris le non-respect des obligations de paiement pendant une période d’un mois après mise en demeure écrite ;

lorsque le client omet de fournir les informations ou documents nécessaires à l’exécution de la mission, y compris ceux requis par la législation anti-blanchiment ;

en cas de faillite, dissolution, réorganisation judiciaire, règlement collectif de dettes, insolvabilité manifeste ou toute autre situation d’insolvabilité du client ;

lorsque des faits ou circonstances apparaissent de nature à rompre irrémédiablement la confiance entre les parties.

CERTIFISC communique les motifs de la résiliation immédiate au client. Selon les circonstances, CERTIFISC peut adresser un avertissement ou une mise en demeure préalable, sans y être tenue.

Le contrat prend fin de plein droit en cas de décès du client personne physique, sauf si les héritiers notifient par écrit, dans un délai de deux mois, leur volonté de poursuivre le contrat.

8.5. Résiliation immédiate par le client

Le client peut résilier le contrat avec effet immédiat, sans préavis ni indemnité, si CERTIFISC manque manifestement et gravement à ses obligations contractuelles essentielles, et que ce manquement affecte gravement l’équilibre contractuel ou la confiance entre les parties.

Le client doit préalablement mettre CERTIFISC en demeure par écrit et lui accorder un délai raisonnable pour remédier au manquement, sauf en cas de manquement urgent ou irréparable rendant toute poursuite de la collaboration impossible.

Le remplacement du responsable de l’exécution de la mission, pour quelque raison que ce soit, ne constitue en aucun cas un motif valable de résiliation immédiate.

Après la cessation du contrat, CERTIFISC mettra à disposition du client tous les livres et documents, sous réserve de l’exercice de son droit de rétention conformément à l’article 8.7.

8.6. Honoraires et frais dus en cas de résiliation

Dans tous les cas visés aux articles 8.1 à 8.5, CERTIFISC conserve le droit au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

8.7. Droit de rétention

CERTIFISC se réserve le droit de retenir les documents, données et résultats des prestations tant que les factures échues n’ont pas été intégralement payées, sous réserve des dispositions légales impératives contraires.

9. RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE

La responsabilité de CERTIFISC relative à l’exécution de la mission est limitée aux montants et garanties prévus par la police d’assurance collective de responsabilité civile professionnelle des conseillers fiscaux et experts-comptables, membres de l’ITAA.

Si, pour quelque raison que ce soit, l’assureur n’intervient pas et que CERTIFISC devait néanmoins indemniser le dommage, la responsabilité totale est limitée à une fois le montant annuel des honoraires facturés pour la mission concernée, avec un plafond absolu de 15.000 EUR.

En cas de mission récurrente, ce plafond est calculé sur la base des honoraires facturés au client au cours des douze mois précédant le fait générateur du dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.

Toute action en responsabilité fondée sur le présent contrat ne peut être intentée que sur une base contractuelle à l’encontre de CERTIFISC, à l’exclusion de toute autre personne impliquée dans l’exécution du contrat. Toute action extracontractuelle est exclue, même si le dommage constitue également un fait illicite.

Lorsque plusieurs dommages résultent d’une même faute, ils sont considérés comme un seul et même sinistre et la responsabilité est limitée au plafond le plus élevé applicable.

Sauf disposition légale impérative contraire, ne donnent lieu à aucune indemnisation : la perte de bénéfices, de clientèle, d’opportunités commerciales, d’économies ou d’avantages attendus ; la perte ou l’altération de données ; les dommages indirects. CERTIFISC ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages résultant d’actes frauduleux ou fautifs, de déclarations inexactes ou du non-respect des obligations par le client ou ses représentants.

Toute réclamation doit être notifiée par lettre recommandée dans un délai de six (6) mois à compter du moment où le client a eu connaissance, ou aurait raisonnablement dû avoir connaissance, des faits à l’origine de la réclamation, à défaut de quoi elle est prescrite de plein droit.

10. FORCE MAJEURE

CERTIFISC n’est pas tenue à l’exécution de ses obligations lorsque celle-ci est empêchée, totalement ou partiellement, par un cas de force majeure, incluant notamment : panne de machines, grève, incendie, guerre, épidémie, inondation, défaillance informatique, décisions des autorités publiques ou tout autre événement indépendant de sa volonté.

Pendant la durée du cas de force majeure, les obligations de CERTIFISC sont suspendues sans responsabilité ni indemnité.

Si la situation de force majeure se prolonge au-delà de deux mois, chaque partie peut résilier le contrat par notification écrite, sans indemnité.

Les prestations déjà exécutées et les frais engagés restent dus.

11. COMMUNICATION ÉLECTRONIQUE

Les parties reconnaissent que l’utilisation de moyens de communication électroniques comporte certains risques. Dans le cadre de l’exécution des services, les parties peuvent communiquer par voie électronique. CERTIFISC est en droit d’organiser la communication avec le client exclusivement par voie numérique.

Les parties conviennent qu’elles ne pourront être tenues responsables des dommages résultant de l’utilisation de moyens de communication électroniques, y compris dans les communications avec des tiers tels que les autorités administratives.

Les parties prendront toutes les mesures raisonnables pour limiter ces risques. CERTIFISC peut, dans les limites légales, recourir à des signatures électroniques et détermine unilatéralement, sauf accord contraire, le type de signature électronique utilisé.

Toute communication électronique et signature numérique est effectuée conformément à la législation applicable en matière de protection des données (RGPD). CERTIFISC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des communications électroniques.

13. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

CERTIFISC traite les données à caractère personnel du client conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à sa déclaration de confidentialité, disponible sur www.certifisc.be/privacy-policy. Les données sont traitées exclusivement aux fins de la prestation de services, du respect des obligations légales et de la gestion administrative.

Le client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et de portabilité de ses données, ainsi que du droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

Le client reconnaît et accepte que CERTIFISC puisse, dans le cadre de l’exécution du contrat et des obligations légales, administratives et professionnelles y afférentes, traiter et communiquer des données personnelles à des tiers, notamment des fournisseurs de logiciels, prestataires IT, caisses d’assurances sociales, institutions financières, notaires, autorités publiques et autres partenaires professionnels, dans la mesure nécessaire à l’exécution de la mission, et ce moyennant des garanties contractuelles et organisationnelles appropriées.

Ces tiers agissent en qualité de (sous-)traitants ou de responsables du traitement distincts, selon le cas. CERTIFISC garantit que tout traitement de données personnelles est effectué conformément à la législation applicable.

14. NULLITÉ D’UNE OU PLUSIEURS DISPOSITIONS

Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales sont déclarées nulles, invalides ou inapplicables, la validité des autres dispositions n’en sera pas affectée. Les parties s’engagent à remplacer la disposition concernée par une disposition valide dont l’objet et la portée se rapprochent le plus possible de l’intention initiale.

15. DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

L’interprétation et l’exécution de la présente collaboration sont exclusivement régies par le droit belge.

Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Gand.