Politique de Confidentialité

1. Votre vie privée est importante

Certifisc accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel. Nous souhaitons traiter vos données personnelles de manière intègre, légale, correcte et transparente.

Nous parlons ici de vous en tant que (futur) client de notre société, fournisseur ou personne concernée dans une organisation en contact avec nous.

Nous traitons vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

1.1 Préambule

Le présent document explique pourquoi et comment Certifisc traite vos données personnelles, ainsi que les droits dont vous disposez. Lorsque la présente déclaration de confidentialité fait référence à « Certifisc », « nous », « notre » ou « nos », il s’agit de la SRL Certifisc, dont le siège est établi à 9700 Audenarde, Bekstraat 5-7, et portant le numéro d’entreprise RPR Gand 0632.712.291, ainsi que toute société liée à Certifisc (également inscrite à l’ITAA) conformément à l’article 1:20 du Code des sociétés et associations.

1.2 Qui traite vos données ? Qui sommes-nous ?

Certifisc est active en Belgique. Son siège est situé à 9700 Audenarde, Bekstraat 5-7. Elle est inscrite au registre des personnes morales de Gand sous le numéro d’entreprise 0632.712.291. Elle est responsable du traitement de vos données personnelles.

Le responsable est inscrit à l’ITAA sous le numéro d’agrément 50.237.007.

1.3 Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant votre vie privée, si vous souhaitez modifier vos paramètres ou exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à nos bureaux situés à 9700 Audenarde, Bekstraat 5-7 ou par e-mail à office@certifisc.be.

1.4 Autorité de contrôle compétente pour Certifisc

Pour Certifisc, l’autorité de contrôle compétente est l’Autorité de protection des données en Belgique (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be).

2. Votre droit à la vie privée

Vous disposez de nombreux droits concernant le traitement de vos données personnelles. L’exercice de vos droits dans nos systèmes et procédures intervient au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Si, pour une raison quelconque, ce délai ne peut être respecté, nous vous en informerons avant son expiration.

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants, tels que prévus dans le RGPD :

Droit d’accès

Droit de rectification ou de complément

Droit à l’effacement des données

Droit à la limitation du traitement

Droit d’opposition

Droit à la portabilité des données

Droit d’introduire une réclamation

Vous pouvez exercer vos droits en introduisant une demande écrite :

par courrier : 9700 Audenarde, Bekstraat 5-7

par e-mail : office@certifisc.be

Veuillez être aussi précis que possible dans votre demande. Ajoutez une preuve d’identité, telle qu’une copie de votre carte d’identité, afin que nous puissions traiter correctement votre demande. Si nous estimons que le document fourni ne constitue pas une preuve suffisante, nous vous en informerons. Nous nous réservons le droit de ne pas donner suite à la demande tant qu’une preuve suffisante n’a pas été fournie.

Pour certaines données traitées dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017 (législation anti-blanchiment), des restrictions s’appliquent concernant l’exercice des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, d’opposition et de notification des violations de sécurité. Ces restrictions sont prévues à l’article 65 de ladite loi. Pour ces données, le droit d’accès ne peut être exercé qu’indirectement via l’Autorité de protection des données.

3. Quelles données collectons-nous ?

3.1 De nos clients

Vos données sont principalement collectées afin d’établir des informations de base (comme votre nom, votre adresse, la langue que vous parlez), ainsi que des éléments plus complexes (tels que les entreprises auxquelles vous êtes lié, les fonctions/mandats que vous exercez dans ces entreprises, etc.), nécessaires à la prestation des services que vous nous demandez.

Les données personnelles sont fournies par la personne concernée à Certifisc, qui en conserve le contrôle quant à leur exactitude et leur exhaustivité.

Certifisc collecte vos données de la manière suivante :

Données fournies lors de votre premier enregistrement dans la base clients, conformément à la législation nationale et européenne anti-blanchiment.

Données d’identification essentielles (nom, adresse, numéros de téléphone, adresses e-mail, numéro de TVA, copie de votre carte d’identité, données de facturation, coordonnées bancaires, …), transmises via lettre de mission et lecteur e-ID. Ces données sont stockées dans les bases de données de Certifisc.

Données reçues dans le cadre d’un dossier spécifique après votre enregistrement en tant que client (par ex. composition familiale, acquisitions de biens immobiliers ou mobiliers, données bancaires, données comptables d’années précédentes).

Données collectées via le site web (certifisc.be). La plupart des informations sont disponibles sans fournir de données personnelles. Dans certains cas, des informations personnelles peuvent être demandées.
Certifisc ne collecte pas de données sensibles liées à la race, la religion, l’orientation sexuelle ou la santé.

3.2 De nos fournisseurs

Pour vous contacter et vous identifier dans le cadre de notre gestion fournisseurs, nous traitons les données suivantes : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de GSM, langue, adresse e-mail.

3.3 Cookies

Certifisc utilise sur son site www.certifisc.be des cookies (fonctionnels, analytiques, marketing et réseaux sociaux). Les cookies sont de petits fichiers d’information stockés sur l’appareil avec lequel vous consultez notre site. Ils permettent de reconnaître votre navigateur et d’améliorer le site, ainsi que de comprendre le comportement des visiteurs.

Les cookies ne compromettent pas la sécurité de votre ordinateur.

À l’exception des cookies fonctionnels (nécessaires au bon fonctionnement du site), nous demandons votre consentement avant de les placer. Plus d’informations figurent dans notre politique en matière de cookies.

3.4 De nos candidats

Lorsque vous postulez via notre page « offres d’emploi » sur notre site (ou sites liés), nous collectons uniquement les données nécessaires : coordonnées, CV et formation. Ces données sont accessibles uniquement aux employés internes et, le cas échéant, à des tiers impliqués (ex. recruteurs). Si vous n’êtes pas engagé, nous conservons vos données maximum 3 ans pour d’éventuelles opportunités futures.

4. Pourquoi voulons-nous traiter vos données personnelles ?

4.1 Avec votre consentement

En vous inscrivant à notre newsletter, vous nous autorisez implicitement à vous envoyer des informations sur nos services. Lors de votre première visite sur notre site, nous demandons votre accord pour l’utilisation de cookies statistiques, marketing et réseaux sociaux.

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

4.2 Respect des obligations légales

Nous sommes parfois légalement tenus de traiter vos données personnelles, notamment dans les domaines suivants :

Droit fiscal, droit commercial/sociétés/entreprises, droit civil

Législation anti-blanchiment (imposée par la législation européenne via les normes de notre institut professionnel)

Vérification de votre identité (copie de votre carte d’identité ou via e-ID)

Nous pouvons être amenés à communiquer des données personnelles aux autorités ou à des tiers si cela est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour l’exécution d’une mission d’intérêt public.

4.3 Exécution de nos contrats

En tant que client ou fournisseur, vos données sont nécessaires à l’exécution correcte de notre contrat (gestion administrative, comptable et opérationnelle).

4.4 Marketing direct et communication

Certifisc a des intérêts légitimes en tant qu’entreprise commerciale, notamment pour la communication marketing directe. Nous veillons à un équilibre entre vos droits et nos intérêts légitimes. Vous pouvez vous opposer à ce traitement via nos coordonnées.

4.5 Politique de lanceur d’alerte

Certifisc dispose d’une politique de lanceur d’alerte conforme à la loi du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union ou du droit national, ainsi qu’à la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019. Les signalements sont effectués de manière confidentielle et protégée.

4.8 Utilisation de l’intelligence artificielle (IA)

Certifisc utilise l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir divers processus dans ses services (gestion client, communication, marketing, conseil/exécution de missions, optimisation opérationnelle). L’IA est utilisée uniquement dans le respect de la législation applicable et sous supervision. Elle est encadrée par des directives internes et une politique IA applicable à tous les employés.

5. Partage et conservation de vos données personnelles

5.1 Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne partageons vos données qu’avec des personnes expressément autorisées et qui en ont besoin pour exécuter leurs tâches. Ces personnes traiteront vos données selon la même base juridique que nous.

Nous faisons appel à divers sous-traitants (ex. prestataires IT, experts juridiques et fiscaux, partenaires IA). Les données sont traitées uniquement si nécessaire et sous conditions contractuelles strictes.

Les données peuvent être transférées en dehors de l’UE (par ex. via Facebook, Google, LinkedIn, Instagram). Dans ce cas, nous garantissons une protection adéquate conformément aux obligations légales et contractuelles.

Nous pouvons également partager vos données pour des raisons légales (ex. enquête, prévention de fraude, protection des droits).

En cas de fusion, acquisition ou cession d’actifs, la confidentialité sera maintenue et les clients seront informés avant tout transfert.

5.2 Nous ne vendons pas vos données

Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles à des tiers.

5.3 Nous ne conservons pas vos données indéfiniment

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire à l’objectif poursuivi, conformément aux délais légaux applicables.

6. Sécurité technique de vos données

Certifisc met tout en œuvre pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, toute modification, divulgation ou destruction.

Concrètement:

Évaluations régulières des pratiques de collecte, stockage et traitement des données, y compris mesures de sécurité physique.

Accès limité aux données personnelles (employés, tiers autorisés). Ces personnes sont soumises à une obligation stricte de confidentialité.

Traitement des données de manière légale, proportionnée et transparente.

Conservation limitée dans le temps.

Mise en place de mesures organisationnelles et techniques adaptées aux risques.

Tous les collaborateurs, actionnaires et partenaires externes sont soumis à une stricte obligation de confidentialité. Malgré ces mesures, Certifisc ne peut être tenue responsable de vols ou détournements de données par des tiers hors de son contrôle.

7. Communication des modifications à cette déclaration de confidentialité

La présente déclaration peut être modifiée de temps à autre. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web. En cas de modifications importantes ayant un impact sur vos données personnelles, nous vous en informerons clairement via nos canaux de communication habituels.