Que comprend l'indemnité journalière forfaitaire pour dirigeants d'entreprise ?

Les dirigeants d'entreprise qui effectuent régulièrement des déplacements professionnels dans le pays et/ou à l'étranger peuvent recevoir de leur société une indemnité forfaitaire à cet effet. Cette indemnité n'est en outre pas imposable si certaines conditions fiscales et sociales sont remplies.

Voyages d'affaires dans le pays

Repas et boissons

Lorsqu'un dirigeant d'entreprise effectue des déplacements nationaux, il peut faire rembourser sur une base forfaitaire par sa société les frais encourus pour les repas et boissons (hors frais de déplacement).

Pour pouvoir bénéficier de cette indemnité journalière forfaitaire, les conditions suivantes doivent être remplies :

Ceux qui effectuent régulièrement des voyages d'affaires nationaux peuvent opter pour l'attribution d'une indemnité mensuelle forfaitaire. Pour fixer cette indemnité mensuelle, il faut se baser sur les voyages d'affaires effectués durant l'année précédente. L'indemnité mensuelle peut s'élever à maximum 284 € par mois (17,75 € x 16), mais la condition contraignante que les déplacements doivent durer au minimum 6 heures disparaît.

Si la société octroie également des chèques-repas, la contribution patronale aux chèques-repas doit être déduite de l'indemnité forfaitaire de frais.

Si les conditions susmentionnées sont respectées, cette indemnité de frais est déductible comme frais professionnel pour la société et n'est pas imposable à titre privé. Pour que l'indemnité de frais ne soit en outre pas soumise aux cotisations sociales, il faut tenir compte des forfaits utilisés par l'Office national de sécurité sociale (ONSS) : ici s'applique une indemnité forfaitaire de poste de 10 € par jour et une indemnité de repas de 7 € par jour.

Frais de séjour

Les dirigeants d'entreprise qui doivent loger en dehors de leur domicile en raison d'une obligation professionnelle peuvent également s'attribuer une indemnité forfaitaire pour frais de séjour. Cette indemnité s'élève à maximum 133,18 € par nuit. Le montant maximum fixé par l'ONSS est par contre sensiblement plus bas : 35 € par nuit.

Voyages d'affaires à l'étranger

Une société peut également octroyer à son dirigeant une indemnité journalière forfaitaire s'il doit voyager à l'étranger dans l'exercice de sa fonction. Cette indemnité couvre les frais encourus pour les repas, boissons et transport local. Pour les frais d'hôtel et de voyage, des pièces justificatives sont nécessaires et aucun forfait ne s'applique.

Les frais encourus sont remboursés par la société sur base d'un montant fixe par jour sans que le dirigeant doive présenter de factures, reçus ou tickets. Le dirigeant doit cependant pouvoir justifier pour les jours où une indemnité journalière a été octroyée chez qui il s'est rendu, quand et pour combien de temps.

Cette indemnité de frais est également déductible comme frais professionnel pour la société et n'est pas imposable dans le chef du dirigeant. De plus, aucune cotisation sociale n'est due sur ces indemnités.

Comme ligne directrice pour fixer le montant de cette indemnité journalière, on peut utiliser la liste de pays pour les fonctionnaires des Affaires étrangères :

INDEMNITÉS JOURNALIÈRES

Catégorie 1

Catégorie 2

Allemagne

€ 93

€ 56

France

€ 95

€ 57

Grande-Bretagne

€ 101

€ 61

Luxembourg

€ 92

€ 55

Pays-Bas

€ 93

€ 56

Ici, on fait distinction entre le personnel de l'administration centrale (catégorie 1) et le personnel stationné à l'étranger (catégorie 2). Pour les voyages d'affaires de moins de 30 jours, la première catégorie peut être utilisée, la seconde catégorie pour les voyages d'affaires plus longs (plus de 30 jours, maximum 24 mois).