Voyages d'affaires à l'étranger : nouvelles indemnités journalières forfaitaires

Traitement fiscal

À l'origine, l'Arrêté ministériel du 14 juillet 2025 (avec date d'entrée en vigueur le 1er août 2025) dont l'annexe contient les nouvelles indemnités journalières forfaitaires est en premier lieu destiné aux fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement qui se rendent à l'étranger pour une mission officielle.

Le fisc accepte en revanche que dans le secteur privé, l'employeur/société puisse octroyer ces montants journaliers en franchise d'impôt aux travailleurs et dirigeants d'entreprise. Cette intervention sera considérée comme un frais propre à l'employeur, ce frais n'étant pas imposable chez le bénéficiaire, pour autant que les indemnités forfaitaires ne soient pas dépassées. Par ailleurs, ces indemnités forfaitaires seront déductibles chez l'employeur/société et seront également exonérées de cotisations sociales. Les frais concrets ne doivent donc pas être prouvés étant donné que les forfaits sont réputés établis sur base de "normes sérieuses".

Dès que ces indemnités sont supérieures aux montants forfaitaires, l'excédent sera considéré comme un avantage imposable, sauf si l'employeur peut démontrer à l'aide de pièces justificatives que l'indemnité plus élevée est justifiée par rapport aux frais réellement engagés.

Que comprend une indemnité forfaitaire pour voyages d'affaires à l'étranger ?

L'indemnité journalière de séjour couvre de manière standard les frais de repas (frais de déjeuner et de dîner) et autres petites dépenses sur place (p.ex. pourboires, rafraîchissements et communications téléphoniques locales). Les frais de logement, frais de voyage et frais de petit-déjeuner ne sont donc pas compris dans ces indemnités journalières forfaitaires. Ils peuvent toutefois également être remboursés par l'employeur/société mais ce remboursement doit être étayé à l'aide de pièces justificatives. La liste par pays contient également des montants pour cette indemnité de logement, mais ceux-ci ne servent que de maximum.

Lorsque l'employeur prend toutefois directement en charge d'autres repas en plus des frais de logement et en plus du petit-déjeuner, le forfait journalier doit être diminué étant donné que le même frais ne peut être remboursé qu'une seule fois. La diminution s'élève à 35% en cas d'intervention directe de l'employeur pour le repas de midi, 45% pour le repas du soir et 20% pour les petites dépenses. Également lors du paiement des chèques-repas pendant les voyages d'affaires, vous devez diminuer l'indemnité forfaitaire de l'intervention de l'employeur dans le montant des chèques-repas.

Enfin, en tant qu'employeur, vous pouvez choisir entre deux montants journaliers forfaitaires, vous pouvez soit opter pour les indemnités journalières forfaitaires de la liste par pays soit choisir d'appliquer un forfait journalier général de 37,18 euros sans tenir compte du pays du voyage d'affaires. Vous devez toutefois tenir compte du fait que le montant de 37,18 euros n'est pas indexé, ce qui fait que les montants de la liste par pays sont généralement beaucoup plus élevés et fiscalement plus intéressants. Il appartient à l'employeur/société de déterminer quelle option est retenue.

Voyages d'affaires de courte durée versus de longue durée

L'employeur fait une distinction entre deux sortes de voyages d'affaires à l'étranger, différents montants et conditions supplémentaires étant d'application.

La catégorie 1 comprend les montants les plus élevés et s'applique aux voyages d'affaires de courte durée à l'étranger, ce sont des voyages d'affaires d'une durée maximum de 30 jours calendriers consécutifs. De plus, les travailleurs et dirigeants d'entreprise doivent exercer une fonction sédentaire, ce qui signifie que les déplacements à l'étranger ne peuvent pas faire partie de leurs activités professionnelles quotidiennes normales.

La catégorie 2 comprend ensuite des montants inférieurs et concerne les voyages d'affaires à l'étranger, ce sont des voyages d'affaires d'une durée minimum de plus de 30 jours calendriers consécutifs mais avec un maximum de 24 mois. Il convient d'arrêter les indemnités journalières forfaitaires dès que le travailleur ou dirigeant d'entreprise s'établit définitivement à l'étranger.

Circulaire n° 2025/C/70 du 27 octobre 2025

Comme mentionné ci-dessus, il est possible d'appliquer ces indemnités forfaitaires de frais également dans le secteur privé. À chaque modification de la liste par pays pour les fonctionnaires, l'administration fiscale publie une circulaire dans laquelle il est confirmé à nouveau que les nouveaux montants forfaitaires peuvent également être considérés dans le secteur privé comme un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur.

Suite à la liste par pays modifiée, l'administration fiscale a également publié cette fois une circulaire (n° 2025/C/70 du 27 octobre 2025) qui, outre la confirmation classique, introduit également un certain nombre de nouveautés, un certain nombre de principes de longue date étant abolis.

Jusqu'à présent s'appliquait invariablement le principe que pour les voyages d'affaires dont le départ et le retour avaient lieu dans la même période de 24 heures (dans une période de 24 heures), l'indemnité journalière complète ne pouvait être octroyée en franchise d'impôt que si l'absence était de minimum 10 heures. La nouvelle circulaire détermine dorénavant que cette durée minimum n'est plus requise et ceci avec application rétroactive pour les voyages d'affaires à partir du 1er janvier 2025.

Par ailleurs, pour les voyages d'affaires de courte et longue durée, il était d'application que pour les jours de départ et de retour, l'indemnité journalière forfaitaire ne pouvait être octroyée que pour la moitié du montant. Il ne fallait alors pas appliquer de diminutions en pourcentage sur ces indemnités journalières divisées par deux. La nouvelle circulaire supprime toutefois cette division par deux pour les jours de départ et de retour et ceci également rétroactivement pour les voyages d'affaires à partir du 1er janvier 2025. Dorénavant s'applique toutefois l'application des diminutions en pourcentage les jours de départ et de retour si les frais d'hébergement sont pris en charge par l'employeur ou la société et que ces frais comprennent certains repas.