MISE À JOUR CORONA – Prise de décisions dans les sociétés et associations

En raison des mesures de sécurité prises dans le cadre de la lutte contre le coronavirus, notre vie sociale est pratiquement à l'arrêt. Bien que les entreprises et associations tentent de continuer à fonctionner de manière optimale, elles sont également fortement entravées dans leurs activités et leurs processus décisionnels.Actuellement, il n'est pas possible et même interdit d'organiser une assemblée physique, c'est pourquoi le gouvernement a élaboré une réglementation assouplieconcernant la tenue d'assemblées générales.

Important !Le paquet de mesures assouplies concerne provisoirement les assemblées générales qui ont été convoquées ou auraient dû être convoquées pendant la période du 1er mars au 3 mai 2020. Cette date peut naturellement encore être modifiée si les mesures de Sécurité nationale sont prolongées.

Les ASBL qui ont convoqué une assemblée depuis le 1er mars 2020, et qui n'a pas encore eu lieu, peuvent bénéficier de ces mesures. Les mesures s'appliquent aussi à toutes les assemblées qui, selon les statuts, auraient déjà dû avoir lieu mais n'ont pas eu lieu.

Niveau administratif

L'administration d'une société et d'une association doit d'abord se réunir pour préparer l'assemblée générale. Elle doitarrêter les comptes annuelsetconvoquer l'assemblée générale.

Dans ce cadre, durant les mesures COVID-19, différentes possibilités existent :

1. Prise de décision écrite

Pendant la durée des mesures COVID-19, il est possible en toutes circonstances de prendre des décisions écrites à l'unanimité.

En dehors de ces mesures, pour les sociétés, une prise de décision écrite unanime est possible pour toutes les décisions s'il existe un organe d'administration collégial, sauf disposition contraire dans les statuts.

2. Prise de décision électronique

Les décisions et délibérations sont rendues possibles à la majorité des voix via une communication électronique en temps réel qui permet la discussion (par ex. via vidéoconférence ou téléconférence).

Dans la réglementation ordinaire, ceci n'est possible que si c'est prévu dans les statuts.

3. Procuration

La procuration est une possibilité tant pendant qu'en dehors des mesures corona pour les sociétés et associations qui ont adapté leurs statuts au nouveau CSA (Code des sociétés et des associations) comme pour celles qui ne l'ont pas encore fait.

Grâce à une procuration, un administrateur peut faire participer et voter un autre administrateur en son nom à l'assemblée. Il est cependant important de vérifier dans les statuts s'il n'y a pas d'exigences spécifiques ou de limitations imposées concernant l'octroi d'une procuration.

Assemblée générale

Pour bon nombre de sociétés ainsi que d'ASBL qui clôturent leur exercice le 31/12, l'assemblée générale annuelleapproche en avril, mai ou juin.

Cette assemblée doit être programmée annuellement dans lessix mois après clôturepour soumettre les comptes annuels à l'approbation et donner décharge aux administrateurs.

1. Prise de décision écrite

La prise de décision écrite est possible tant pendant qu'en dehors des mesures corona pour lessociétésqui ont déjà adapté leurs statuts au nouveau CSA, comme pour celles qui ne l'ont pas encore fait.

Pour la SA, SRL et SComm, il est possible de prendre des décisions unanimes et écrites, sauf si l'assemblée doit avoir lieu devant notaire.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

LesASBLpeuvent aussi opter pour uneassemblée générale écrite. Ceci offre une alternative pour les associations qui veulent maintenir leur assemblée générale, mais dont les statuts interdisent les assemblées électroniques. De même, les ASBL qui ne disposent pas des possibilités pour tenir des assemblées électroniques, qui comptent trop de membres ou dont les membres ne le souhaitent pas peuvent néanmoins maintenir leur assemblée générale de cette manière.

L'ASBL qui opte pour une assemblée écrite doit respecter les règles suivantes :

2. Prise de décision électronique

L'organe d'administration dessociétéspeut décider pendant cette période exceptionnelle de faire tenir l'assemblée générale électroniquement à la date connue. De cette manière, les actionnaires peuvent poser leurs questions et exercer leur droit de vote.

Dans la réglementation ordinaire, une assemblée générale électronique n'est possible que si elle est prévue dans les statuts et moyennant le respect des conditions et procédures reprises dans les statuts.

Les associationspeuvent tenir des assemblées électroniques, pour autant que les statuts ne l'interdisent pas. Ceci est surtout à envisager dans les ASBL avec peu de membres et d'administrateurs. Pour de telles assemblées s'appliquent les mêmes règles concernant le vote et la présence que pour une assemblée ordinaire, physique.

3. Procuration

Les actionnaires ou administrateurs qui ne peuvent pas participer peuvent voter par procuration lors d'une assemblée électronique. L'organe d'administration peut décider que les procurations, qui doivent spécifier comment il faut voter sur les points à l'ordre du jour, doivent être données à une ou plusieurs personnes bien déterminées.

Les actionnaires peuvent dans la réglementation ordinaire aussi donner procuration à une autre personne (actionnaire ou non). Pour la SRL et SComm, ceci peut parfois être exclu par les statuts. Des conditions particulières sont aussi souvent liées à la procuration, il est donc certainement important de vérifier les statuts et les conditions qui y sont reprises.

Puis-je reporter mon assemblée annuelle ?

L'assemblée annuelle peut en circonstances normales être reportée de maximum 3 semaines par les actionnaires ou l'administration. Le grand problème est que cette décision doit être prise pendant l'assemblée elle-même. Il faut donc d'abord se réunir physiquement, et c'est justement là le problème.

La réglementation ci-dessus est actuellement assouplie par le gouvernement. Les sociétés et ASBL obtiennent jusqu'à10 semainesde report après la date limite à laquelle leur assemblée annuelle aurait dû avoir lieu. Les seules conditions sont que tous les actionnaires/membres/administrateurs doivent être correctement informés à ce sujet et le reporting nécessaire doit être établi (par l'organe d'administration et l'assemblée générale).

Les ASBLne peuvent pas reporter une assemblée générale qui a été convoquée à la demande d'1/5e des membres ou du commissaire. Elles devront alors choisir une prise de décision écrite ou électronique.

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