Frais professionnels forfaitaires : quand les remboursements sont-ils exempts de cotisations sociales ?

Les remboursements de 'frais propres à l'employeur' (frais professionnels) ne sont normalement pas imposables et non soumis aux cotisations de sécurité sociale si vous respectez les plafonds déterminés par le fisc et l'ONSS. L'ONSS accepte pour différents petits frais professionnels difficilement prouvables une estimation forfaitaire.

Frais propres à l'employeur

Si votre travailleur doit effectuer certaines dépenses lors de l'exercice de sa profession et que vous lui remboursez ces frais professionnels, aucune cotisation ONSS n'est normalement due sur ce montant. L'ONSS ne considère pas un remboursement de frais comme un salaire si :

Le remboursement de l'indemnité de frais peut se faire sur base des frais réels ou sur base d'un forfait. L'ONSS accepte que les petits frais professionnels forfaitaires difficilement prouvables soient remboursés à condition que vous puissiez fournir une justification. Vous pouvez le démontrer avec des documents écrits, comme des notes de service, le règlement de travail ou des annexes au contrat de travail.

Tableau des frais de l'ONSS

L'ONSS a établi un tableau avec différents postes pour lesquels elle accepte une estimation forfaitaire. Vous pouvez consulter le tableau le plus récent sur le site web de l'ONSS dans les instructions administratives. Ce tableau contient des montants maximum. Si les frais engagés sont plus élevés, vous pouvez naturellement prouver les frais réels. Cela signifie que vous devez démontrer les frais réels pour l'ensemble des frais relatifs à un poste. Pour un même type de frais, on ne peut utiliser qu'un seul système et non les deux (réel et forfaitaire).

Les sommes qui dépassent le montant des frais réels constituent un salaire sur lequel des cotisations doivent être payées. Les indemnités forfaitaires de frais ne peuvent pas non plus couvrir des frais qui sont déjà remboursés d'une autre manière. En cas de contestation, vous devez prouver votre système d'indemnisation des frais et l'authenticité de ces frais à l'aide de pièces justificatives.

Attention ! En cas de requalification en salaire, on risque outre les intérêts de retard et un supplément de cotisation sur base annuelle, également une sanction pour déclaration inexacte ou incomplète.

Frais professionnels forfaitaires :

Frais de déplacement : le montant forfaitaire pour les frais de déplacements professionnels en voiture ou à vélo et pour les déplacements domicile-travail est égal à 0,3412 euro par km (voiture) et 0,22 euro par km (vélo). Les forfaits comprennent tous les frais (entretien, assurance, carburant). L'employeur ne peut pas financer le véhicule et ne peut en être propriétaire.

Frais de séjour : si le travailleur ne peut rentrer chez lui parce que le lieu de travail est trop éloigné, un montant de 35 euros par nuit s'applique pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner. Pour les voyages de service à l'étranger, différents montants s'appliquent, selon la durée du séjour (maximum ou plus de 30 jours calendrier).

Frais de chantier : le montant forfaitaire pour les frais de chantier des travailleurs non sédentaires (c'est-à-dire déplacement obligatoire pendant la journée de travail pendant minimum 4 heures consécutives) s'élève à 10 euros par jour et une indemnité de repas de 7 euros par jour. Il est requis que les travailleurs ne puissent utiliser de facilities sanitaires ou autres et doivent donc prendre un repas à l'extérieur.

PC et Internet : le forfait habituel pour les frais lors de l'achat d'un PC et pour une connexion internet est égal à 20 euros par mois pour un PC et 20 euros par mois pour Internet. Le travailleur utilise alors son propre PC et/ou sa connexion internet à des fins professionnelles et sur base régulière (c'est-à-dire 1 jour par semaine, une semaine chaque mois, etc.). L'employeur n'intervient d'aucune autre manière dans ces frais, par exemple en payant une partie du prix d'achat du PC.

Télétravail : le forfait pour les frais de bureau lorsque les travailleurs effectuent une partie de leur travail depuis leur domicile s'élève à 119,61 euros par mois. Ce montant couvre les frais notamment d'électricité, de chauffage et de petit matériel de bureau. Ce télétravail doit se faire sur base régulière et structurelle, et dans un espace aménagé à cet effet dans leur logement.

Frais vestimentaires : les forfaits s'élèvent pour l'achat de vêtements de travail : 1,65 euro par jour ; pour l'entretien de vêtements de travail : 1,65 euro par jour, et pour les vêtements du travailleur (entretien et usure) : 0,83 euro par jour.

Que dit le fisc ?

Un certain nombre de montants se retrouvent chez le fisc, par exemple les frais pour l'usage professionnel de la voiture personnelle du travailleur, les frais pour les voyages de service nationaux et les frais pour PC et Internet. Pour d'autres indemnités de frais, par exemple les frais de bureau, vous êtes obligé de conclure un accord (in)formel avec le fisc. Ils doivent aussi être mentionnés sur les fiches fiscales.

Si vous souhaitez plus d'informations sur les frais professionnels forfaitaires, vous pouvez toujours nous contacter sans engagement.