Remboursements de frais et avantages de toute nature

Remboursements de frais

Les remboursements de frais sont souvent utilisés tant par les salariés que par les dirigeants d'entreprise. Ils peuvent consister en un remboursement de frais réels ou une indemnité forfaitaire.

Il s'agit essentiellement d'un remboursement de frais qu'une personne engage dans le cadre de sa fonction, mais qui sont à charge de l'employeur ou de la société. Les exemples sont les frais de déplacement, les frais de repas, ou les indemnités pour l'utilisation d'un GSM ou d'une voiture personnels.
C'est pourquoi on parle de « frais propres à l'employeur » ou « frais propres à la société ».

Ces frais ne sont en principe pas imposables chez le travailleur ou le dirigeant d'entreprise. Il existe une présomption de non-imposabilité, bien que l'administration puisse toujours apporter la preuve qu'il s'agit d'une rémunération déguisée.

Dans l'impôt des sociétés, les remboursements de frais constituent des frais professionnels déductibles, sous réserve de limitations spécifiques comme pour les frais de voiture ou de restaurant. Ils ne relèvent généralement pas de l'ONSS. Fiscalement, ils sont intéressants à court terme, mais moins sur le plan de la constitution de pension par exemple.

Pour les remboursements de frais forfaitaires, aucune pièce justificative ne doit être présentée, contrairement aux indemnités basées sur les frais réels.

Pour certaines dépenses, l'administration fixe elle-même des forfaits, comme l'indemnité kilométrique pour l'utilisation de la voiture personnelle. Celle-ci s'élève sur base annuelle à maximum 0,4449 euro par kilomètre (1er juillet 2025 au 30 juin 2026) ou sur base trimestrielle à 0,4312 euro par kilomètre (pour le quatrième trimestre 2025). Les indemnités forfaitaires pour les déplacements de service nationaux et internationaux en font également partie.

Par ailleurs, un employeur ou une société peut déterminer un forfait représentatif pour d'autres dépenses mineures, par exemple pour les frais de bureau ou de téléphone, ou des frais difficiles à justifier comme les frais de parking.

Les deux systèmes peuvent être combinés : frais réels sur base de pièces justificatives pour une catégorie et forfaits pour une autre. Il faut cependant éviter tout chevauchement : les frais qui font partie d'un forfait ne peuvent pas être remboursés sur base de pièces justificatives, ou inversement.

Avantages de toute nature

Les avantages de toute nature sont fiscalement considérés comme des rémunérations et sont imposés aux taux progressifs de l'impôt des personnes physiques. Ils sont également soumis à l'ONSS. Dans l'impôt des sociétés, ce sont en principe des charges déductibles.

La base imposable est la valeur réelle du bien ou du service, donc le prix que le travailleur ou dirigeant d'entreprise paierait lui-même. Dans certains cas, l'avantage est évalué forfaitairement, par exemple pour un logement gratuit, le chauffage, l'électricité, un prêt ou une voiture de société.

Ce forfait peut procurer un avantage fiscal. Si la société paie par exemple vos frais de chauffage de 5.000 euros par an, mais que l'avantage forfaitaire est évalué à 2.500 euros, cela génère une économie considérable. La jurisprudence accepte que le forfait soit intangible : l'administration ne peut pas évaluer l'avantage à la valeur réelle.

Pour les avantages non forfaitaires, c'est toujours la valeur réelle qui s'applique. Si l'employeur paie certaines dépenses privées, il naît un avantage de toute nature à concurrence de la facture concernée.

Tous les avantages de toute nature doivent être mentionnés sur la fiche de paie. Si ce n'est pas le cas, la société peut être imposée à 100% sur ceux-ci (cotisation commissions secrètes). Tout comme l'avantage dissimulé, cette cotisation n'est pas un frais professionnel déductible.