Kostenvergoedingen en voordelen alle aard

Kostenvergoedingen

Kostenvergoedingen worden vaak gebruikt door zowel werknemers als bedrijfsleiders. Ze kunnen bestaan uit een terugbetaling van werkelijke kosten of een forfaitaire vergoeding.

In essentie gaat het om een terugbetaling van kosten die iemand maakt in het kader van zijn/haar functie, maar die ten laste vallen van de werkgever of vennootschap. Voorbeelden zijn reiskosten, lunchkosten, of vergoedingen voor het gebruik van een persoonlijke gsm of wagen.
Daarom spreekt men van “kosten eigen aan de werkgever” of “kosten eigen aan de vennootschap”.

Deze kosten zijn in principe niet belastbaar bij de werknemer of bedrijfsleider. Er geldt een vermoeden van onbelastbaarheid, al mag de administratie steeds bewijs leveren dat het gaat om een verdoken bezoldiging.

In de vennootschapsbelasting zijn kostenvergoedingen aftrekbare beroepskosten, behoudens specifieke beperkingen zoals voor autokosten of restaurantkosten. Ze vallen doorgaans niet onder de RSZ. Fiscaal zijn ze interessant op korte termijn, maar minder op het vlak van bijvoorbeeld pensioenopbouw.

Bij forfaitaire kostenvergoedingen moeten geen bewijsstukken worden voorgelegd, in tegenstelling tot vergoedingen op basis van werkelijke kosten.

Voor sommige uitgaven legt de administratie zelf forfaits vast, zoals de kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen wagen. Deze bedraagt op jaarbasis maximaal 0,4449 euro per kilometer (1 juli 2025 tot 30 juni 2026) of op kwartaalbasis 0,4312 euro per kilometer (voor het vierde kwartaal van 2025). Ook forfaitaire vergoedingen voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen vallen hieronder.

Daarnaast kan een werkgever of vennootschap voor andere kleinere uitgaven een representatief forfait bepalen, bijvoorbeeld voor bureau- of telefoonkosten, of moeilijk te staven kosten zoals parkeerkosten.

Beide systemen kunnen worden gecombineerd: werkelijke kosten op basis van stavingstukken voor de ene categorie en forfaits voor een andere. Overlapping moet daarbij echter worden vermeden: kosten die deel uitmaken van een forfait mogen niet worden terugbetaald op basis van bewijsstukken, of omgekeerd.

Voordelen van alle aard

Voordelen van alle aard worden fiscaal beschouwd als bezoldigingen en worden belast aan de progressieve tarieven van de personenbelasting. Ze zijn ook onderworpen aan RSZ. In de vennootschapsbelasting zijn dit in principe aftrekbare kosten.

De belastbare grondslag is de werkelijke waarde van het goed of de dienst, dus de prijs die de werknemer of bedrijfsleider zelf zou betalen. In sommige gevallen wordt het voordeel forfaitair geraamd, bijvoorbeeld voor een gratis woonst, verwarming, elektriciteit, lening of bedrijfswagen.

Dit forfait kan een fiscaal voordeel opleveren. Als de vennootschap bijvoorbeeld uw verwarmingskosten van 5.000 euro per jaar betaalt, maar het forfaitaire voordeel wordt geraamd op 2.500 euro, levert dat een aanzienlijke besparing op. De rechtspraak aanvaardt dat het forfait onaantastbaar is: de administratie mag het voordeel niet ramen op de werkelijke waarde.

Voor niet-forfaitaire voordelen geldt steeds de werkelijke waarde. Betaalt de werkgever bepaalde privé-uitgaven, dan ontstaat een voordeel van alle aard ter waarde van de betrokken factuur.

Alle voordelen alle aard moeten op de loonfiche worden vermeld. Als dat niet gebeurt, kan de vennootschap hierop worden belast aan 100% (aanslag geheime commissielonen). Net als het verdoken voordeel is deze aanslag geen aftrekbare beroepskost.