Thuiswerken over de grens: wanneer wordt uw thuiskantoor een vaste inrichting?

1. Wat is een vaste inrichting?

Een vaste inrichting (VI) is een vaste bedrijfsinrichting waarmee een onderneming haar werkzaamheden geheel of gedeeltelijk uitoefent (art. 5 OESO-Modelverdrag). Klassieke voorbeelden zijn een filiaal, een kantoor of een fabriek.

De aanwezigheid van een VI in België heeft ingrijpende gevolgen voor de buitenlandse werkgever: hij wordt belastingplichtig in België op de winst die toerekenbaar is aan die VI, en moet een aangifte in de belasting van niet-inwoners indienen, een Belgische boekhouding voeren en een jaarrekening neerleggen.

De kern van de discussie is de vraag of het thuiskantoor van een telewerker als een dergelijke vaste bedrijfsinrichting kwalificeert. Drie cumulatieve voorwaarden moeten vervuld zijn: (1) er moet een bedrijfsinrichting zijn, (2) die moet vast zijn (continuïteit en bestendigheid), en (3) de werkzaamheden van de onderneming moeten via die inrichting worden uitgeoefend. Bij occasioneel thuiswerk zal er hoe dan ook geen plaats zijn voor een kwalificatie als vaste inrichting.

2. Het Belgisch-Nederlands akkoord van december 2023: een praktische leidraad

Op 23 november 2023 sloten België en Nederland een richtinggevende overeenkomst (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 12 december 2023) over de interpretatie van het VI-begrip bij thuiswerk. Dit akkoord biedt een praktische handreiking aan de hand van drie scenario's:

- Incidenteel thuiswerken (≤ 50% van de arbeidstijd): De thuiswerkplek vormt in geen geval een vaste inrichting. De vereiste continuïteit ontbreekt.

- Structureel thuiswerken (> 50%) — niet verplicht: Wanneer de werknemer vrij is om vanuit het buitenlandse kantoor te werken, is er in beginsel geen VI. De werkgever heeft geen feitelijke beschikkingsmacht over de thuiswerkplek.

- Structureel en verplicht thuiswerken (> 50%): Hier kan wél een VI ontstaan. Dit is het geval wanneer de werkgever contractueel vereist dat thuis wordt gewerkt, of wanneer er feitelijk geen werkplek beschikbaar is in het buitenland, waardoor de werknemer gedwongen is thuis te werken.

Belangrijk: de beoordeling gebeurt op individueel niveau, per werknemer. Het gemiddelde telewerk over alle werknemers heen is niet relevant. Bovendien geldt de regel niet voor activiteiten van louter voorbereidende of ondersteunende aard (bv. secretariaatswerkzaamheden, interne boekhouding, HR of IT-ondersteuning) — die geven nooit aanleiding tot een VI.

3. De OESO-update 2025: een nieuwe commerciële-redentoets

In 2025 publiceerde de OESO nieuwe commentaren bij artikel 5 van het Modelverdrag, met meer dan twintig nieuwe paragrafen specifiek gewijd aan thuiswerk en vaste inrichting. De OESO bevestigt de 50%-drempel als praktische richtlijn, maar voegt een bijkomende 'commerciële reden'-toets toe: “Er is sprake van een VI wanneer de fysieke aanwezigheid van de werknemer in zijn woonstaat de bedrijfsactiviteiten van de werkgever vergemakkelijkt — bijvoorbeeld door klantencontact, toegang tot lokale expertise of realtime samenwerking in andere tijdzones.”

Dit roept een nieuwe discussie op: is het Belgisch-Nederlands akkoord van 2023 nog volledig in lijn met de OESO-richtlijnen van 2025? Het akkoord van 2023 hanteert een puur kwantitatieve drempel (50%), terwijl de OESO nu ook een kwalitatieve toets introduceert. De minister van Financiën bevestigde in december 2025 dat beide benaderingen in principe verenigbaar zijn, maar dat overleg met Nederland over de compatibiliteit lopende is.

4. De open wonde: belastingheffing op de lonen van grensarbeiders

Het akkoord van 2023 lost enkel de VI-problematiek op voor werkgevers. De tweede — en politiek gevoeligste — kwestie blijft onopgelost: in welk land worden de lonen van de thuiswerkende grensarbeiders belast?

Onder de huidige regels (art. 15 van de meeste dubbelbelastingverdragen) worden lonen belast in het land waar de arbeid fysiek wordt verricht. Een Belg die voor een Nederlandse werkgever werkt en 40% van zijn tijd thuis in België werkt, is voor die 40% belastbaar in België. Dit leidt tot een 'salary split': een deel van het loon wordt in Nederland belast, een deel in België. De administratieve last is enorm: werknemers moeten dag-tot-dagregistraties bijhouden met bewijsstukken (tankbonnen, restaurantbonnen, ondertekende werkschema's), soms met terugwerkende kracht.

Met Luxemburg bestaat al een drempelregeling: Belgische grensarbeiders mogen tot 34 dagen per jaar thuiswerken zonder dat hun belastingstatus wijzigt. Een gelijkaardige regeling met Nederland is nog niet bereikt. De onderhandelingen lopen, maar stuiten op een budgettair obstakel: er zijn veel meer Belgen die in Nederland werken dan omgekeerd, waardoor België bij een drempelregeling belastinginkomsten zou verliezen.

Conclusie

De fiscale behandeling van grensoverschrijdend telewerk is een van de meest complexe en snel evoluerende dossiers in het internationaal belastingrecht. Het Belgisch-Nederlands akkoord van 2023 heeft een eerste stap gezet door de VI-problematiek voor werkgevers te verduidelijken. De OESO-update van 2025 voegt een nieuwe dimensie toe met de commerciële-redentoets. Maar de kern van het probleem — de belastingheffing op de lonen van grensarbeiders — blijft onopgelost en vereist dringend een bilaterale of Europese oplossing.