De quoi dois-je tenir compte lors de la contestation d'une facture ?

Une plainte fréquente concernant les factures est le désaccord avec le montant mentionné. Ceci peut résulter de montants sur une facture qui ne correspondent pas à ceux d'un devis ou d'un contrat de vente, de calculs ou quantités erronés ou de prestations livrées qui ne répondent pas aux attentes, etc. Lorsque le client ou le preneur souhaite contester une facture, il doit tenir compte d'un certain nombre d'éléments.

Que devez-vous savoir au préalable ?

Il est fortement recommandé de faire établir au préalable un cahier des charges avec des prix fixes pour les grandes commandes, travaux, réparations, etc. Si cela s'avère impossible pour certaines raisons, la facturation se fera sur base des matériaux réellement consommés et/ou des heures de travail effectivement prestées.

Si pour certains travaux aucune durée ne peut être prédéterminée ou pour des travaux qui ne sont pas routiniers, on travaillera généralement en régie. Là aussi, il est important que les prix unitaires appliqués soient convenus à l'avance. Pour les petites réparations et/ou fréquentes et les travaux d'entretien, des forfaits généraux sont plus souvent utilisés. Pour certains travaux de rénovation, il arrive qu'un supplément soit facturé. Des travaux supplémentaires à la demande du client, des circonstances imprévues ou des hausses de prix des matériaux (qui se produisent entre l'établissement du devis et l'exécution effective des travaux) peuvent en être la cause.

Que faire en cas de contestation ?

Lorsqu'un client n'est pas d'accord avec une facture, il est dans son propre intérêt de la contester par lettre recommandée. Une facture peut naturellement aussi être contestée oralement, mais dans le cadre de la charge de la preuve, il est important de la confirmer par écrit et par envoi recommandé.

En outre, la contestation doit aussi se faire en temps utile et dans un délai raisonnable. C'est pourquoi il est conseillé de vérifier la facture immédiatement après réception et de la contester ou non. Souvent, les conditions de facturation comprennent aussi un délai dans lequel la contestation doit avoir lieu. De plus, les conditions de facturation peuvent contenir des obligations supplémentaires concernant la contestation de la facture, il est donc très important de les lire attentivement.

Il est en tout cas essentiel que la contestation soit claire et suffisamment motivée. La date et la référence de la facture à contester doivent toujours être mentionnées, ainsi que la date de réception.

Idéalement, la contestation a lieu avant de payer. Si la facture est néanmoins payée avant d'être contestée, il faut toujours mentionner « paiement sous réserve de droits ».

Un paiement sans cette mention implique une facture acquittée pour soldée, ce qui selon la jurisprudence constitue une acceptation du bien ou du service. Si une partie de la facture n'est pas contestée et que cette partie peut être facilement calculée, il peut aussi être une option de déjà payer cette partie et de le mentionner – comme signe de bonne volonté – dans la lettre de contestation.

Qu'en est-il de la TVA d'une facture contestée ?

Lorsque des indépendants assujettis à la TVA contestent une facture, la question se pose de savoir comment ils doivent la traiter dans la comptabilité. Une position généralement adoptée à ce sujet est que la TVA doit être déduite dès qu'elle devient exigible. La contestation d'une facture ne change en d'autres termes rien au délai de déduction.

Lorsque vous inscrivez la facture comme charge dans votre comptabilité, l'impression pourrait être donnée que vous acceptez quand même la facture. C'est pourquoi il est recommandé au moment de la réception et de l'enregistrement de la contestation d'une facture de déduire la TVA via un poste divers et de ne pas simplement l'inscrire en charges. Lorsque lors d'une procédure judiciaire le juge décide que les factures sont effectivement valides, les coûts doivent être comptabilisés en plus. Lorsque le juge estime qu'une facture n'est pas valide et que la contestation est donc fondée, le fournisseur doit établir une note de crédit et la TVA peut être restituée de cette manière.