Quelle est l'importance d'une inscription correcte dans la BCE ?

Tout entrepreneur débutant est obligé de demander un numéro d'entreprise. Dans chaque contact avec les autorités publiques, ce numéro d'identification unique sera demandé. De cette façon, l'administration peut retrouver les informations essentielles dans la Banque-Carrefour des Entreprises (ou BCE en abrégé). Cela simplifie considérablement de nombreuses formalités. Il est souvent oublié de maintenir ces informations à jour. Une inscription manquante ou incomplète dans la BCE peut cependant avoir des conséquences très désagréables.

Qu'est-ce que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ?

La Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) est une base de données du SPF Économie dans laquelle toutes les données de base des entreprises et de leurs établissements sont collectées. Via cette base de données, les informations sont centralisées et diffusées vers différents services publics compétents.

La BCE a un double objectif :

Quelles données contient la BCE ?

Tout d'abord, la BCE contient quelques données de base : la dénomination (commerciale), la forme juridique, le ou les établissements, le numéro de compte bancaire, le capital, la date de l'assemblée générale annuelle, la date de clôture de l'exercice comptable, les membres du conseil d'administration et l'identité de toutes les personnes qui démontrent les capacités entrepreneuriales (uniquement pour les entreprises établies à Bruxelles et en Wallonie).

Par ailleurs, la BCE contient aussi les données relatives aux activités de l'entreprise, classées selon le code NACE.

Qu'est-ce que le code NACE ?

Le code NACE est un code attribué par l'Union européenne et ses États membres à une classe déterminée d'activités économiques commerciales ou non commerciales. NACE est donc une liste officielle européenne de descriptions d'activités. L'ONSS, l'administration TVA et les guichets d'entreprises utilisent ce code pour classer les entreprises en secteurs.

Chaque pays peut approfondir la liste avec des codes supplémentaires, tant que la liste de base reste inchangée. C'est pourquoi nous parlons en Belgique de codes NACE BEL.

Qu'est-ce qu'un numéro d'entreprise ?

Chaque entité reçoit lors de son inscription dans la BCE un numéro d'entreprise. Grâce à ce numéro d'identification, les administrations peuvent échanger des données entre elles. Ainsi, un entrepreneur ne doit transmettre ses données aux autorités qu'une seule fois. Pour les entrepreneurs, le numéro d'entreprise représente donc une simplification administrative considérable.

Le numéro d'entreprise doit être mentionné sur tous les documents commerciaux à côté d'autres données d'identification essentielles (par exemple l'adresse), comme les lettres, bons de commande, factures…

Comment une entreprise peut-elle être inscrite dans la BCE ?

Lors du démarrage d'une entreprise individuelle, un guichet d'entreprises s'occupe de l'inscription dans la BCE.

Lors du démarrage d'une société, il faut d'abord déposer un acte constitutif au greffe du tribunal de l'entreprise compétent. Le greffe s'occupe ensuite de l'inscription dans la BCE. Par la suite, le guichet d'entreprises complètera les données de la société dans la BCE. Les données relatives à l'unité d'établissement doivent être ajoutées spécifiquement par après.

Les ASBL ne sont reprises que via le tribunal de l'entreprise.

En pratique, il est recommandé de régler l'inscription dans la BCE via un comptable agréé. De cette façon, un entrepreneur débutant économise beaucoup de temps et il est certain que toutes les formalités ont été respectées.

Quelles conséquences peut avoir une inscription incomplète dans la BCE ?

Des données erronées peuvent mener à de mauvaises conclusions et donc à des coûts inutiles. Ainsi, une entreprise paie par exemple par établissement un impôt provincial. Si un second établissement a été fermé sans le signaler à la BCE, alors l'entreprise recevra quand même une facture pour l'impôt provincial. D'autres institutions publiques comme la Sabam se basent également sur la BCE pour leurs factures.

Également si l'on veut faire valoir des frais professionnels, il vaut mieux maintenir les données de l'entreprise à jour. Les frais sont déductibles selon le fisc lorsqu'ils sont liés à l'exercice de l'activité. Lorsque les entreprises étendent leurs activités au fil des années, ceci n'est souvent pas adapté dans la BCE. Cet oubli peut avoir des conséquences très désagréables lors d'un contrôle fiscal. Ainsi, un contrôleur peut mettre en doute certains frais professionnels lorsque ces frais ne peuvent pas être liés aux activités telles que mentionnées dans la BCE.

Enfin, on risque en cas d'inscription manquante ou incomplète des amendes de 26 à 10.000 euros. Ces amendes sont heureusement rarement imposées. Dans un premier temps, la BCE demandera à l'entreprise de procéder dans les trente jours à l'inscription, la modification ou la suppression de ses données. La régularisation est possible dans la plupart des cas, mais cela entraîne souvent des coûts supplémentaires.

Vérifier tes données est possible via l'application 'Public Search'. Tu as des questions ou des doutes concernant tes données dans la BCE ? N'hésite pas à nous contacter ! Nos experts sont là pour toi !