Quelle est la différence entre les forfaits journaliers et mensuels pour les déplacements de service nationaux ?

Un employeur peut rembourser de manière forfaitaire à son employé, qui doit effectuer un déplacement de service national sur ordre, les frais engagés. Il a la possibilité de choisir entre le versement d'un forfait journalier et un forfait mensuel. Mais quelle est exactement la différence ?

Qu'est-ce qu'un déplacement de service ?

Un déplacement de service est undéplacementsur ordre de l'employeur dulieu fixe de travailou du domicilevers une autre destinationque le lieu de travail fixe officiel. Les trajets domicile-travail ne sont donc pas considérés comme un déplacement de service.

L'employé peut effectuermaximum 40 déplacementsversun même lieu. Si l'employé se rend plus de 40 jours par an travailler au même endroit, ce lieu sera considéré comme lieu fixe de travail. Il ne sera alors plus possible d'utiliser l'indemnité journalière nationale.

Les dirigeants d'entreprise ou les employés du secteur de la construction qui sont actifs une journée complète sur un chantier ne sont pas considérés comme ayant une fonction itinérante. Différents chantiers successifs sont toujours considérés comme un lieu fixe de travail et donc pas comme un déplacement de service.

Quels frais peuvent être remboursés sur base forfaitaire ?

Un employé qui effectue un déplacement de service national sur ordre de son employeur peut être remboursé pour ses frais derepas, boissons et frais de séjour. Les frais de déplacement effectifs ne relèvent pas de ce régime forfaitaire.

Si toutes les conditions sont remplies, ces frais sont considérés comme 'frais propres à l'employeur'. Ces frais sont alorsfiscalement déductibles chez l'employeuretnon imposables chez l'employé. Depuis avril 2020, les montants suivants s'appliquent (liés à l'indice pivot) :

Quelles sont les conditions d'un forfait journalier pour les frais de repas ?

Pour autant que l'employé effectue des prestations pendantminimum 6 heuresendehors de l'entreprise, l'employeur peut choisir de verser uneindemnité forfaitaire journalière. La durée du déplacement est calculée depuis le départ du lieu fixe de travail (ou domicile) jusqu'au retour au lieu fixe de travail (domicile).

Le déplacement ne peut cependantdonner lieuà unrepas payé par l'employeur ou un tiers, comme par exemple la participation à un séminaire où le repas est inclus dans le prix de participation, l'accès à un restaurant d'entreprise de l'employeur ou d'un tiers, ou un client ou fournisseur qui prévoit un repas.De même, aucun autre avantagene peut être accordépour couvrir les frais de repas, comme par exemple les chèques-repas. Dans ce cas, la contribution patronale doit être déduite du forfait accordé.

Quelles sont les conditions d'un forfait mensuel pour les frais de repas ?

Lorsque la nature de la fonction de l'employé implique régulièrement des prestations en dehors du lieu de travail habituel, l'employeur peut choisir d'accorder une indemnité forfaitaire mensuelle.Dans ce cas, la durée minimum de déplacement de 6 heures ne s'applique pas.

L'indemnité forfaitaire mensuelle doit être déterminéesur base des déplacements de service effectuésdurantl'année précédente. Cependant, l'indemnité forfaitaire mensuelle peutau maximum être égale à 16 fois l'indemnité forfaitaire journalière.

Si un employé se déplace en moyenne 10 jours par mois, un forfait mensuel de 174,10 euros peut être accordé (10 x 17,41). Il n'est alors cependant pas requis que l'employé effectue exactement 10 déplacements de service chaque mois.

Pour l'indemnité forfaitaire mensuelle également, il s'applique que le déplacement ne peut donner lieu à un repas payé par l'employeur ou un tiers, et qu'aucun autre avantage ne peut être accordé pour couvrir les frais de repas.

Dois-je choisir l'indemnité forfaitaire journalière ou mensuelle ?

Si un employé effectue mensuellement plus de 16 déplacements de service durant chacun minimum 6 heures, l'employeur a intérêt à choisir une indemnité forfaitaire journalière. Plus de 16 déplacements de service par mois peuvent alors être remboursés, ce qui n'est pas le cas avec le forfait mensuel.

Si l'employé effectue cependant mensuellement moins de 16 déplacements de service, ou que ceux-ci durent souvent moins de 6 heures, l'employeur a intérêt à opter pour une indemnité forfaitaire mensuelle. Aucune durée minimum n'est alors requise.

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