Nieuwe forfaitaire kilometervergoedingen vanaf 1 juli 2025 bekendgemaakt

De fiscale administratie heeft recent de nieuwe tarieven voor de forfaitaire kilometervergoeding bekendgemaakt. Deze vergoeding is van toepassing wanneer een werknemer zijn eigen vervoermiddel gebruikt voor dienstverplaatsingen en daarvoor een belastingvrije terugbetaling ontvangt van de werkgever.

Belastingvrije terugbetaling bij dienstverplaatsingen

De administratie aanvaardt dat dergelijke terugbetalingen ook forfaitair mogen gebeuren, op voorwaarde dat het bedrag werd vastgesteld op basis van ernstige normen. Een voorbeeld van zo’n norm is het kilometertarief dat de federale overheid hanteert voor haar eigen personeel bij gebruik van de privéwagen voor beroepsdoeleinden.

Nieuw kilometervergoedingstarief op jaarbasis

Voor de periode van 1 juli 2025 tot 30 juni 2026 bedraagt het forfaitaire tarief 0,4449 EUR per kilometer. Ter vergelijking: voor de vorige periode van 1 juli 2024 tot 30 juni 2025 was dit 0,4415 EUR/km.

Werkgevers die kiezen voor dit jaarforfait, moeten dit tarief aanhouden gedurende de volledige looptijd en mogen niet overstappen naar een ander tarief in de tussentijd.

Optie voor kwartaalgebaseerde kilometervergoeding

Naast de jaarvergoeding bestaat ook de mogelijkheid om te werken met een kilometervergoeding op kwartaalbasis. Voor het eerste kwartaal van het nieuwe referentiejaar (1 juli 2025 tot 30 september 2025) is het tarief vastgesteld op 0,4309 EUR/km.

Ook hier geldt dat men consequent moet zijn in de keuze van het systeem: wie voor een kwartaalvergoeding kiest, mag niet tussentijds overstappen naar het jaartarief.

Beperking tot 24.000 km per jaar?

Volgens de administratie zijn deze forfaitaire vergoedingen slechts toepasselijk op de eerste 24.000 kilometer per jaar. Deze visie wordt echter niet algemeen gedeeld. De rechtspraak verwerpt deze beperking, aangezien er geen wettelijke basis voor bestaat. Werkgevers kunnen dus gemotiveerd afwijken van deze grens, indien zij dit fiscaal en sociaal kunnen verantwoorden.

Behandeling door fiscus en RSZ

Zowel de kilometervergoeding op basis van kwartaalindexering als deze op basis van jaarindexering worden door de fiscale administratie en de RSZ beschouwd als een kost eigen aan de werkgever, mits voldaan wordt aan de voorwaarden van 'ernstige normen'.

Conclusie

Werkgevers doen er goed aan een duidelijke keuze te maken tussen jaar- of kwartaalindexering voor de forfaitaire kilometervergoeding. Een correcte toepassing voorkomt discussies met de fiscus of sociale inspectie en biedt duidelijkheid aan werknemers die hun privévoertuig inzetten voor professionele verplaatsingen.

Indien je vragen hebt over dit thema, dan helpen we jou graag verder.

^{© CERTIFISC – Auteur: Jorn Peyskens} 

^{DISCLAIMER Dit artikel werd gepubliceerd/voor het laatst gewijzigd op 25/04/2025 en werd opgesteld conform de op dat moment geldende wetgeving, rechtspraak, rechtsleer en interpretaties.} 

^{Sinds voormelde datum kunnen er zich wijzigingen voordoen waardoor dit artikel verouderde informatie kan bevatten.}