Votre comptable se fait un plaisir de vous donner des conseils pour l'invitation des actionnaires à l'assemblée générale. Les sociétés dont l'exercice comptable coïncide avec l'année civile doivent convoquer d'urgence l'assemblée générale. Cela doit se faire dans les six mois après la clôture de l'exercice comptable. La manière dont vous devez effectuer la convocation des actionnaires est déterminée par la forme juridique de votre société.
Invitations pour les SPRL et SCRL
Pour les SPRL et SCRL, où toutes les parts sont nominatives, tous les associés ou actionnaires peuvent être invités par lettre recommandée. Tous les associés doivent faire connaître à la société tout changement d'adresse car la communication est envoyée sur base du registre des parts. Si les associés sont individuellement, expressément et par écrit d'accord, les invitations pour l'assemblée générale peuvent également être envoyées d'une autre manière comme par fax, e-mail, publication sur le site web de la société... Pour éviter des questions juridiques à ce sujet, ces accords sont de préférence consignés chez votre comptable.
Qu'en est-il des actions qui ne sont pas nominatives ?
Vous ou votre comptable ne pouvez pas envoyer les invitations par lettre recommandée lorsque les actions ne sont pas nominatives. S'il s'agit d'actions ou d'obligations dématérialisées, vous (ou votre comptable) devez diffuser la convocation de l'assemblée générale le plus largement possible. Pensez à la diffusion via un journal à diffusion nationale, mais certainement à une annonce au Moniteur belge.
Depuis 2016, le règlement européen n° 910/2014 a été transposé dans la législation belge. Ce règlement permet d'envoyer vos invitations ou autres communications via un envoi électronique recommandé. Ce cadre juridique renforce la confiance dans les transactions électroniques.
L'aspect pratique des invitations de votre assemblée générale
Pour être 100% en règle avec tous les aspects formels et de contenu de votre invitation, c'est une bonne idée de faire appel à des experts. Votre comptable s'assurera entre autres que :
Avez-vous besoin de l'expertise d'un comptable ? Nos collaborateurs se feront un plaisir de vous aider. N'hésitez pas à nous contacter.
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AVERTISSEMENT: Cet article a été publié/modifié pour la dernière fois le 12/07/2017 et a été rédigé conformément à la législation, la jurisprudence, la doctrine juridique et les interprétations en vigueur à ce moment-là. Depuis cette date, des changements peuvent avoir eu lieu rendant cet article potentiellement obsolète.
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