Wat moet ik bewaren?
Alle boekhoudkundige documenten moeten zowel voor de directe belastingen als de btw bewaard worden. Denk aan de jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris en dergelijke.
Verder moeten ook volgende zaken bijgehouden worden: contracten, bestelbonnen, leveringsbonnen, professionele agenda’s, briefwisseling en e-mails, aandelenregisters, analyses, programma’s en beheer van informaticasystemen voor de boekhouding, …
Opgelet! Indien de vennootschap een onroerend goed bezit, moet ook een postinterventiedossier (PID) bijgehouden worden. Een postinterventiedossier bevat alle elementen die nuttig kunnen zijn voor de veiligheid en gezondheid van personen die later werkzaamheden zullen uitvoeren aan het gebouw. Denk aan onderhoud of herstellingen, verbouwingen of sloopwerken.
Hoe moet ik mijn documenten bewaren?
De documenten mogen zowel op papier als digitaal bewaard worden. Een combinatie van beiden is ook mogelijk. Indien alles digitaal bewaard wordt, moet de zelfstandige kunnen garanderen dat de bestanden de volledige bewaringstermijn leesbaar zullen blijven.
Waar moet ik alles bewaren?
De boekhouding moet bewaard worden op de zetel van de vennootschap. Er kunnen tijdelijk boekhoudkundige stukken bij de boekhouder liggen om bijgewerkt te worden, maar permanent (een deel) van de boekhouding op een andere plaats bijhouden, kan niet zomaar.Digitale documenten mogen in de cloud bewaard worden, op voorwaarde dat er in België een gewaarborgde toegang toe is.
Hoelang moet ik alles bewaren?
De algemene regel is zeven jaar , zowel voor de belastingen als de btw. Alles moet tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijgehouden worden.
Er bestaan drie uitzonderingen , waarbij stukken of facturen langer dan zeven jaar moeten bewaard worden:
De zeven jaar begint te tellen vanaf de eerste dag van het (boek)jaar na dat waarin de boekhouding afgesloten is of de stukken opgesteld zijn. Op deze regel bestaan twee uitzonderingen :
Enkele voorbeelden van wat u in 2021 mag weggooien:
Opgelet! Gooi niets weg van jaren waarvoor nog een bezwaar loopt.
DISCLAIMER: Dit artikel werd gepubliceerd/voor het laatst gewijzigd op 05-11-2021 en werd opgesteld conform de op dat moment geldende wetgeving, rechtspraak, rechtsleer en interpretaties. Sinds voormelde datum kunnen er zich wijzigingen voordoen waardoor dit artikel verouderde informatie kan bevatten.
Deel dit artikel
Vond je dit artikel nuttig? Deel het met anderen die er baat bij kunnen hebben.
Heb je een vraag?
Blijf je met vragen zitten na het lezen van dit artikel? Geen probleem! Ons team van experts staat klaar om je te helpen met persoonlijk advies.
Stel je vraag