Lorsque vous utilisez votre voiture, moto ou cyclomoteur privé pour des déplacements professionnels, autres que les déplacements domicile-lieu de travail, vous recevrez une indemnité de frais. En règle générale, on utilise l'indemnité forfaitaire que l'autorité fédérale verse à ses fonctionnaires. Cette réglementation s'applique également à un administrateur ou gérant d'une société.

Montants mensuels temporaires

De telles indemnités qu'un employeur verse à ses travailleurs constituent un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur lorsqu'elles ne dépassent pas les indemnités similaires que l'État accorde à son personnel. En principe, celles-ci sont fixées chaque fois pour une période allant du 1er juillet au 30 juin de l'année suivante.

Depuis le 1er octobre 2022, le montant de l'indemnité kilométrique forfaitaire que l'État accorde à son personnel est adapté trimestriellement afin de pouvoir réagir plus rapidement aux fluctuations des prix des carburants. Vous avez alors le choix entre le montant fixé pour une année ou celui fixé pour un trimestre. Si vous optez pour le montant fixé sur base annuelle, vous ne pourrez pas passer au montant fixé par trimestre au cours de l'année en cours.

Compte tenu de la forte hausse des prix des carburants suite à la guerre en Iran, l'administration prévoit une modification temporaire pour la période du 1er avril 2026 au 30 juin 2026 inclus (Circulaire 2026/C/64 du 29 mai 2026). Il n'est actuellement pas encore certain que ce régime temporaire soit prolongé.

Pour la période du 1er avril 2026 au 30 juin 2026 inclus :

- le mode de calcul de l'indemnité kilométrique est adapté

- le montant de l'indemnité kilométrique est révisé mensuellement

Pour le mois d'avril 2026, le montant de l'indemnité kilométrique forfaitaire est fixé à 0,4571 euro par kilomètre et pour mai 2026 à 0,4841 euro.

Les indemnités kilométriques forfaitaires ainsi fixées pour les mois d'avril, mai et juin 2026 remplacent l'indemnité kilométrique qui avait été initialement fixée à 0,4327 euro par kilomètre pour la période du 1er avril 2026 au 30 juin 2026 inclus.

L'indemnité kilométrique forfaitaire annuelle fixée par le Service public fédéral Stratégie et Appui pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus s'élève à 0,4449 euro par kilomètre. Les employeurs qui optent pour l'application du système forfaitaire sur base annuelle doivent en principe s'y tenir pour toute la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus. Mais l'Administration prévoit également une exception à cet égard en ce qui concerne les tarifs qui sont temporairement fixés sur base mensuelle : les employeurs qui optent pour le tarif sur base annuelle peuvent, pour la période du 1er avril 2026 au 30 juin 2026 inclus,exceptionnellementchoisir de basculer vers le système temporaire applicable pour cette période.

Entre-temps, l'administration a annoncé le nouveau tarif de l'indemnité kilométrique sur base annuelle pour la période du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027 : 0,4761 euro/km.

Déductibilité dans la société   

Qu'en est-il de la déductibilité d'une indemnité kilométrique dans la société ?

La limitation de déduction relative aux frais de voiture s'applique également aux frais de voiture remboursés à des tiers, donc également aux indemnités forfaitaires qu'un employeur verse à ses travailleurs pour couvrir les frais d'utilisation de sa voiture pour des déplacements dans le cadre professionnel.

Dans le chef de l'employeur, ces indemnités étaient réputées porter à concurrence de 30 % sur les frais de carburant et de 70 % sur les autres frais de voiture. Il s'agit d'une présomption irréfragable, à laquelle il ne peut être dérogé. Les pourcentages de déduction pertinents sont ensuite appliqués aux deux composantes.

Comment cette formule doit-elle être appliquée lorsque tous les frais ne sont pas déductibles au même pourcentage ?

Pour une voiture particulière hybride rechargeable, jusqu'à l'exercice d'imposition 2026 inclus, le pourcentage de déduction est le même pour les frais d'électricité et pour les autres frais de voiture que les frais d'essence et de diesel. Les frais d'électricité suivaient toujours le pourcentage de déduction des autres frais de voiture en fonction des émissions de CO2 de la voiture particulière et de la date d'acquisition.

À partir de l'exercice d'imposition 2027, ce ne sera plus toujours le cas. Pour les voitures particulières hybrides rechargeables utilisées à des fins professionnelles et acquises entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2025, chacune des trois catégories de frais — frais d'électricité, frais de carburant et autres frais de voiture — bénéficiera désormais de son propre pourcentage de déduction.

Cela soulève la question de savoir comment une indemnité kilométrique forfaitaire doit alors être répartie entre ces trois catégories. Cette question a récemment reçu une réponse du ministre des Finances dans une question parlementaire écrite (question n° 738 de Wouter Vermeersch, 10 décembre 2025).

Selon le ministre, l'employeur peut répartir forfaitairement l'indemnité kilométrique comme suit :

- 20 % pour les frais d'électricité

- 10 % pour les frais d'essence et de diesel

- 70 % pour les autres frais de voiture

Une répartition basée sur le rapport réel entre les différentes catégories de frais est également autorisée selon le ministre.