Quelles démarches puis-je entreprendre lorsqu'un client ne paie pas sa facture ?

Les entrepreneurs sont malheureusement parfois confrontés à des clients qui ne paient pas (à temps) leurs factures. Pour recouvrer la créance impayée, différentes démarches peuvent être entreprises.

Recouvrement amiable

Pour préserver une bonne relation commerciale, il est conseillé de rappeler dans un premier temps au client sa dette impayée de manière cordiale. Il s'agit souvent d'un oubli, la facture a été perdue d'une manière ou d'une autre ou il y a eu un problème lors du paiement. Selon la relation avec le client ou sa propre préférence personnelle, cerappelpeut se faire par téléphone, par e-mail ou par courrier. La façon dont ce rappel est formulé et les conséquences éventuelles données au défaut de paiement sont également largement déterminées par la relation avec le client. Il est en tout cas conseillé de ne pas encore parler de possibles conséquences (juridiques) dans un premier rappel. Pour un rappel écrit, il est important de toujours mentionner les informations suivantes :

Il est par ailleurs essentiel que ce rappel soit envoyé en temps utile et de manière systématique, donc le plus rapidement possible après la date d'échéance mentionnée sur la facture.

Si le client n'y donne pas suite, un second rappel peut éventuellement être envoyé ou un contact peut être pris d'une autre manière (par exemple par des appels téléphoniques supplémentaires ou une visite sur place). Lors de ce second rappel, on peut déjà attirer l'attention sur les coûts supplémentaires éventuels qui peuvent lui être imputés.

Lorsque cela n'apporte cependant pas non plus de solution, il est temps de passer à unemise en demeureou mise en demeure juridique. Pour des raisons de preuve, celle-ci est de préférence envoyée en recommandé avec accusé de réception. À partir de l'envoi de la mise en demeure, les intérêts de retard et frais de rappel mentionnés dans les conditions générales (et auxquels il a éventuellement été fait référence dans un second rappel) peuvent d'ailleurs être facturés. Dans cette mise en demeure doit être mentionné le délai dans lequel le paiement est attendu et il peut éventuellement être annoncé que la livraison d'éventuels biens ou services supplémentaires sera suspendue en attente du paiement. Il peut en outre être mentionné que le dossier sera transmis à une société de recouvrement, un huissier de justice ou un avocat si le délai de paiement indiqué n'est pas respecté.

Souvent, une mise en demeure offre également au client la possibilité d'opter pour unplan de paiement. Dans ce cas, il est important de mentionner dans quel délai le client doit demander ce plan de paiement et le client doit être informé du fait que le montant total redevient exigible dès que le plan n'est pas respecté. Si le client choisit cette option, il est recommandé de faire signer par écrit le plan de paiement convenu.

Si la mise en demeure ne produit pas non plus le résultat souhaité, on fait généralement appel à des instances externes :

Recouvrement judiciaire

Un dernier recours est laprocédure devant le tribunal de l'entreprise. Comme mentionné ci-dessus, tant un huissier de justice qu'un avocat peuvent assigner le client et entamer la procédure judiciaire.

C'est l'huissier de justicequi remet l'assignation au client et qui, après le prononcé du jugement, réclame le montant dû chez le débiteur à domicile ou procède à une saisie. Dans la procédure judiciaire, l'huissier de justice travaille selon un tarif fixé légalement. Unavocatdéfend les intérêts du créancier devant le tribunal selon ses propres honoraires.

Lorsqu'on assigne un client devant le tribunal, cela entraîne naturellement de nombreuxcoûts, comme notamment les frais d'enregistrement par acte, les coûts de l'assignation, droits de mise au rôle, frais de plaidoirie, indemnité de procédure, etc. Lorsque le juge rend une décision en faveur du créancier, la créance, clause pénale, intérêts de retard et frais de justice (qu'il a d'abord dû payer lui-même) lui sont remboursés. En cas de condamnation du débiteur, les frais de justice sont à sa charge. Étant donné le coût élevé d'une procédure judiciaire, celle-ci n'est pas recommandée pour des factures inférieures à 1.000 euros.

Mieux vaut prévenir que guérir

Il existe naturellement aussi plusieurs moyens d'agir préventivement contre les factures impayées. Une première possibilité est defaire payer le client à l'avance. Surtout pour ceux qui vendent des biens, c'est une solution facile. Pour ceux qui fournissent des services, cette option est plus difficile, étant donné que le montant total de la facture n'est souvent connu qu'après la fourniture du service. Ici, on peut éventuellement travailler avec desfactures d'acompte ou factures intermédiaires.

Pour éviter toute discussion par la suite, il est également de la plus haute importance d'établir desconditions généralesétanches. Dans ces conditions générales peuvent par exemple être repris le délai de paiement, les intérêts de retard et les éventuels frais de rappel, afin que le client sache à l'avance quelles mesures peuvent être prises s'il ne paie pas à temps. Ces conditions générales sont de préférence communiquées le plus souvent possible au client et peuvent être reprises sur les devis, bons de commande, factures et éventuellement sur le site web de l'entreprise.