Wat houdt de forfaitaire dagvergoeding voor bedrijfsleiders in?

Bedrijfsleiders die regelmatige beroepsmatige verplaatsingen doen in binnen- en/of buitenland kunnen hiervoor vanuit hun vennootschap een forfaitaire vergoeding ontvangen. Deze vergoeding is bovendien niet belastbaar indien aan bepaalde fiscale en sociale voorwaarden wordt voldaan.

Dienstreizen in het binnenland

Maaltijden en dranken

Wanneer een bedrijfsleider binnenlandse verplaatsingen doet, kan hij de gemaakte kosten voor maaltijden en dranken (niet van de verplaatsingskosten) op forfaitaire basis laten terugbetalen door zijn vennootschap.

Om van deze forfaitaire dagvergoeding te kunnen genieten, moet aan onderstaande voorwaarden worden voldaan:

Wie regelmatig binnenlandse dienstreizen maakt, kan ervoor opteren om een forfaitaire maandvergoeding toe te kennen. Om deze maandvergoeding vast te leggen, dient men zich te baseren op de gemaakte dienstreizen gedurende het voorgaande jaar. De maandvergoeding mag maximum €284 per maand (€17,75 x 16) bedragen, maar de bindende voorwaarde dat verplaatsingen minimaal 6 uur moeten duren vervalt.

Indien de vennootschap ook maaltijdcheques toekent, moet de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheques wel afgetrokken worden van de forfaitaire kostenvergoeding.

Indien bovenstaande voorwaarden worden nageleefd, is deze kostenvergoeding aftrekbaar als beroepskost voor de vennootschap en privé niet belastbaar. Opdat de kostenvergoeding daarnaast ook niet onderworpen zou zijn aan sociale bijdragen, moet rekening gehouden worden met de forfaits die worden gehanteerd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ): hier geldt een forfaitaire baanvergoeding van €10 per dag en een maaltijdvergoeding van €7 per dag.

Verblijfskosten

Bedrijfsleiders die omwille van een beroepsmatige verplichting buiten hun woonplaats moeten logeren, kunnen zichzelf ook een forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten toekennen. Deze vergoeding bedraagt maximaal €133,18 per nacht . Het maximumbedrag dat werd vastgelegd door de RSZ ligt daarentegen gevoelig lager: €35 per nacht .

Dienstreizen in het buitenland

Een vennootschap kan haar bedrijfsleider ook een forfaitaire dagvergoeding toekennen indien hij bij de uitoefening van zijn functie naar het buitenland moet reizen. Deze vergoeding dekt de kosten die werden gemaakt voor maaltijden, dranken en lokaal vervoer. Voor hotel- en reiskosten zijn bewijsstukken nodig en gelden geen forfaits.

De gemaakte kosten worden door de vennootschap terugbetaald op basis van een vast bedrag per dag zonder dat de bedrijfsleider facturen, bonnetjes of ticketjes dient voor te leggen. De bedrijfsleider moet voor de dagen waarop een dagvergoeding werd toegekend echter wel kunnen verantwoorden bij wie hij is langs geweest, wanneer en voor hoelang.

Ook deze onkostenvergoeding is aftrekbaar als beroepskost voor de vennootschap en niet belastbaar in hoofde van de bedrijfsleider. Bovendien zijn geen sociale bijdragen verschuldigd op deze vergoedingen.

Als richtlijn om het bedrag van deze dagvergoeding vast te leggen, kan men de landenlijst voor ambtenaren van Buitenlandse Zaken gebruiken:

DAGVERGOEDINGEN

Categorie 1

Categorie 2

Duitsland

€ 93

€ 56

Frankrijk

€ 95

€ 57

Groot-Brittannië

€ 101

€ 61

Luxemburg

€ 92

€ 55

Nederland

€ 93

€ 56

Hier wordt onderscheid gemaakt tussen personeel van het hoofdbestuur (categorie 1) en in het buitenland gestationeerd personeel (categorie 2). Voor dienstreizen minder dan 30 dagen kan de eerste categorie gebruikt worden, de tweede categorie voor langere dienstreizen (meer dan 30 dagen, maximaal 24 maanden).