Vergoedingen inzake woon-werkverkeer: vrijgesteld van belasting?

Indien een werkgever financieel tussenkomt in het woon-werkverkeer van een werknemer, ontstaat er in hoofde van de werknemer in principe een belastbaar voordeel alle aard. Verplaatsingen van een werknemer van en naar het werk, zijn immers privéverplaatsingen, dewelke de werknemer zelf dient te bekostigen. Een tussenkomst van de werkgever in deze kosten, wordt daarom normaliter belast. Een werkgever kan tussenkomen in die kosten. In een aantal gevallen wordt de werkgever daartoe zelf verplicht door collectieve arbeidsovereenkomsten. Onder bepaalde voorwaarden en beperkingen zijn deze tussenkomsten bij de werknemer vrijgesteld van belastingen.

• Openbaar gemeenschappelijk vervoer (OGV)
• Georganiseerd gemeenschappelijk vervoer (GGV)
• Andere vervoerswijze (AVW)
• Voorwaarden OGV, GGV, AVW
• De fietsvergoeding en de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets
• Voorwaarden fietsvergoeding
• Combinatie van verschillende vervoerswijzen

Openbaar gemeenschappelijk vervoer (OGV)

Onder openbaar gemeenschappelijk vervoer wordt verstaan: het vervoer ten bate van het publiek met de tram, trein, bus, metro of enig ander publiek vervoermiddel, dewelke wordt georganiseerd door een openbare vervoersmaatschappij.

Wanneer de werkgever de kostprijs van dit vervoer terugbetaald aan de werknemer, is deze terugbetaling in hoofde van de werknemer volledig vrijgesteld van belastingen.

Voorbeeld

Een werknemer koopt een treinabonnement van 1 jaar voor de verplaatsingen van zijn woonplaats in Brugge naar zijn werkplaats in Gent. De werknemer betaalt 800 EUR aan het loket van de NMBS. De werkgever stort 800 euro op de rekening van de werknemer en neemt op deze manier de kost van het abonnement ten laste. De werknemer wordt niet belast op deze terugbetaling.

Voor werknemers die hun woon-werkverplaatsingen afleggen met het openbaar gemeenschappelijk vervoer en een vergoeding bekomen voor hun fiets die ze meenemen op het openbaar gemeenschappelijk vervoer om daarmee een ander gedeelte van hun woon-werkverplaatsingen af te leggen, wordt de terugbetaling van de werkgever voor het treinabonnement (incl. de meerprijs voor het meenemen van de fiets op de trein) volledig vrijgesteld.

Georganiseerd gemeenschappelijk vervoer (GGV)

Onder georganiseerd gemeenschappelijk vervoer van personeelsleden wordt verstaan het vervoer via een vervoermiddel geschikt voor minstens 2 personen, ongeacht de eigenaar, dewelke wordt georganiseerd door de werkgever of een groep van werkgevers.  In de meeste gevallen is dit gratis, bijvoorbeeld een pendelbus. Dan is er sprake van een vrijgesteld sociaal voordeel.

De werkgever mag ook een belastingvrije vergoeding uitkeren die beperkt is tot de prijs van een maandtreinkaart NMBS eerste klasse.

Voorbeeld

Wanneer een werknemer gedurende het jaar 95 dagen gebruik heeft gemaakt van het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer, dan mag er in dat jaar rekening worden gehouden met 4,75 maandabonnementen eerste klasse (namelijk 95 dagen/20). De afstand afgelegd met dat georganiseerd gemeenschappelijk vervoer tussen de vertrekplaats en de bestemming van de werknemer bedraagt 25 kilometer. Het tarief voor een maandabonnement eerste klasse voor die afstand bedraagt 160 euro per maand. De vrijstelling in de personenbelasting is in dit geval gelijk aan 760,00 euro (namelijk 160 euro x 4,75).

Andere vervoerswijze (AVW)

Hiermee wordt bedoeld: elke andere vervoerswijze dan het openbaar gemeenschappelijk vervoer en het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer: bvb auto, motorfiets of bromfiets.

Tussenkomst van de werkgever is vrijgesteld tot een bedrag van 490 euro (Ajr. 2025).

Voorwaarden OGV, GGV, AVW

Enkel van toepassing op werknemers, niet op bedrijfsleiders.

De terugbetalingen van de werkgever aan de werknemer dienen opgenomen te worden op de fiche 281.10 in vak 14.

Deze drie vrijstellingen zijn enkel van toepassing wanneer de werknemer zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst, maar toepassing maakt van het wettelijk forfait.

De fietsvergoeding en de terbeschikkingstelling van een fiets

De werkgever/vennootschap kan aan een werknemer/bedrijfsleider een belastingvrije fietsvergoeding van 0,35 euro/km voor verplaatsingen vanaf 1 januari 2024. Er geldt wel een maximaal jaarlijks plafond van 2.500 euro. Bij overschrijding van dit grensbedrag wordt enkel het overschrijdende gedeelte een belastbaar inkomen. Een wetsontwerp houdende diverse fiscale bepalingen wil dit plafond wel optrekken naar 3.500 euro.

De belastingvrije fietsvergoeding inzake woon-werkverkeer kan worden gecumuleerd met de ter beschikkingstelling van een bedrijfsfiets. De fietsvergoeding behoudt in dit geval haar belang als compensatie voor de eventuele andere fietskosten (kledij, enz.) en als aanmoediging voor het effectieve gebruik van de fiets. Voor de terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets, wordt geen voordeel alle aard gerekend, op voorwaarde dat de bedrijfsfiets regelmatig voor woon-werkverplaatsingen wordt benut.

De vrijstelling geldt niet noodzakelijk alleen voor de kortste weg. Ook de veiligste weg komt in aanmerking, ook wanneer deze langer is. Extra verplaatsingen, zoals bijvoorbeeld een omweg langs de fitness na het werk, zijn uitgesloten.

Zowel werknemers als bedrijfsleiders kunnen genieten van de vrijgestelde fietsvergoeding.

De vergoeding dient opgenomen te worden in vak 25a van de fiche 281.10 voor werknemers in loondienst en in vak 19a van de fiche 281.20 voor bedrijfsleiders.

Meer over de vrijgestelde fietsvergoeding, leest u hier.

Combinatie van verschillende vervoerswijzen

De verschillende vrijstellingen zijn te combineren wanneer de toekenningen betrekking hebben op afzonderlijke delen van het woon-werkverkeer.

Voorbeeld

Jan is niet zo sportief. Van zijn woonplaats naar het station van Brugge gebruikt hij zijn wagen. Vervolgens neemt hij de trein van station Brugge naar station Gent-Sint-Pieters. Eens aangekomen in Gent-Sint-Pieters kan Jan gebruik maken van collectief vervoer georganiseerd door zijn werkgever, via een pendelbus.

Volgende tussenkomsten van de werkgever zijn vrijgesteld:

• Een tussenkomst van maximaal 490 euro  (Ajr. 2025) voor de woon-werkverplaatsingen met zijn eigen wagen.
• Een terugbetaling van zijn jaarabonnement bij de NMBS bedragende 800 EUR. Jan legt hiervoor een betalingsbewijs ter beschikking van zijn werkgever.
• Het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer voor zover de kostprijs voor de werkgever niet meer bedraagt dan de prijs van een treinabonnement eerste klasse voor een afstand die gelijk is aan de met dat gemeenschappelijk vervoer afgelegde afstand. Stel dat de afstand van Gent-Sint-Pieters naar de werkplaats 3 kilometer bedraagt en Jan doet dit 220 keer per jaar. Dit komt overeen met 220/20 = 11 maanden. Er mag rekening worden gehouden met 11 maandabonnementen eerste klasse voor een afstand van 3 kilometer. Stel dat het tarief voor een maandabonnement eerste klasse voor die afstand 40 euro bedraagt, dan is de vrijstelling gelijk aan 11 x 40 = 440 euro.

Indien een globale vergoeding wordt toegekend, dient de aanrekening als volgt te gebeuren:

1. Eerst op de andere vervoerswijze.
2. Vervolgens op het openbaar gemeenschappelijk vervoer.
3. Tenslotte op het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer.

Voorbeeld

Een werkgever kent aan zijn werknemer een forfaitaire bijdrage in de reiskosten van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling toe van 2.000 euro - hij vermeldt het volledige bedrag in het vak 14 "Bijdragen in de verplaatsingskosten, onder de rubriek c) "Ander vervoermiddel" van de fiche 281.10. De werknemer gaat te voet naar het station en maakt vervolgens gebruik van het openbaar gemeenschappelijk vervoer om zich naar zijn plaats van tewerkstelling te begeven - uit een attest van de openbare vervoersmaatschappij blijkt dat hij 1.200 euro heeft betaald aan de openbare vervoersmaatschappij voor zijn abonnement op het openbaar gemeenschappelijk vervoer. Alhoewel de bijdrage in de reiskosten van 2.000 euro in beginsel moet worden aangemerkt als een belastbaar voordeel van alle aard, kan deze bijdrage in de reiskosten voor een bedrag van 1.690 euro worden vrijgesteld (namelijk 490 euro (ajr. 2025) + 1.200 euro voor de tussenkomst in de werkelijk door de werknemer betaalde prijs aan de NMBS). Voorwaarde voor beide vrijstellingen is wel dat de werknemer zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst.

De vrijstelling voor het openbaar gemeenschappelijk vervoer, georganiseerd gemeenschappelijk vervoer of een andere vervoerswijze, kan voor dezelfde verplaatsing of voor een deel hiervan niet worden gecumuleerd met de vrijgestelde fietsvergoeding.

De belastingplichtige die zijn fietsverplaatsingen vervolledigt met andere verplaatsingen die worden afgelegd met het openbaar gemeenschappelijk vervoer of met het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever of door een groep van werkgevers of met een ander vervoermiddel, kan genieten van de vrijgestelde fietsvergoeding en de vrijstelling(en) voor openbaar gemeenschappelijk vervoer, georganiseerd gemeenschappelijk vervoer of een andere vervoerswijze.

Voorbeeld

Jan fietst elke werkdag van zijn woonplaats in Brugge naar het station van Brugge. De afstand bedraagt 5 kilometer. Vervolgens neemt hij de trein van Brugge naar Gent-Sint-Pieters. In het station van Gent-Sint-Pieters gaat hij vervolgens te voet naar zijn werkplaats. Idem voor de terugreis.

Jan krijgt volgende vergoedingen van zijn werkgever:

• Een tussenkomst van 220 werkdagen x 10 kilometer x 0,35 euro/kilometer voor de verplaatsingen met de fiets gedaan tussen 1 januari 2024 en 31 december 2024, zijnde 770 euro.
• Een terugbetaling van zijn jaarabonnement bij de NMBS bedragende 800 euro. Jan legt hiervoor een betalingsbewijs ter beschikking van zijn werkgever.
• Een terugbetaling van 490 euro (Ajr. 2025) voor de verplaatsingen te voet.

Alle terugbetalingen zijn vrijgesteld van belasting.

Nog vragen? Neem contact op met één van onze experts.