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Que signifie l'indemnité forfaitaire journalière pour les dirigeants d'entreprise ?

Postée le 1 octobre 2021 in Algemeen

Les dirigeants d'entreprise qui effectuent régulièrement des déplacements professionnels en Belgique et/ou à l'étranger peuvent recevoir une indemnité forfaitaire de leur société. En outre, cette rémunération n'est pas imposable si certaines conditions fiscales et sociales sont remplies.

  • Pour les voyages d'affaires en Belgique, un remboursement forfaitaire peut être accordé pour les repas et les boissons ainsi que pour les frais d'hébergement.
  • Pour les voyages d'affaires à l'étranger, le remboursement forfaitaire s'applique aux repas, boissons, transports locaux et autres dépenses mineures. Les frais d'hôtel et de voyage ne sont pas admissibles.

Voyages d'affaires à l'intérieur du pays

Repas et boissons

Lorsqu'un dirigeant d'entreprise voyage à l'intérieur du pays, il peut se faire rembourser par sa société, sur une base forfaitaire, les frais engagés pour les repas et les boissons (et non les frais de déplacement).

Pour pouvoir bénéficier de cette indemnité forfaitaire journalière, les conditions suivantes doivent être remplies:

  • Elle doit concerner un voyage d'au moins 6 heures.
  • Le montant maximal de l'indemnité forfaitaire journalière est de 17,75 €.
  • Un maximum de 16 indemnités journalières peut être accordé par mois.
  • Un maximum de 40 voyages peut être effectué au même endroit.

Si vous voyagez régulièrement pour des raisons professionnelles à l'intérieur du pays, vous pouvez opter pour une allocation mensuelle fixe. Pour déterminer cette indemnité mensuelle, il faut se baser sur les voyages effectués au cours de l'année précédente. La compensation mensuelle peut s'élever à un maximum de 284 euros par mois (17,75 euros x 16), mais la condition contraignante selon laquelle les voyages doivent durer au moins 6 heures n'est pas applicable.

Si la société accorde également des chèques-repas, la contribution de l'employeur aux chèques-repas doit être déduite de l'indemnité forfaitaire de frais.

Si les conditions ci-dessus sont remplies, ce remboursement de frais est déductible en tant que frais professionnels pour la société et non imposable à des fins privées. Pour que le remboursement des frais ne soit pas non plus soumis aux cotisations de sécurité sociale, il faut tenir compte des taux fixes utilisés par l'Office national de sécurité sociale (ONSS): dans ce cas, une indemnité de route fixe de 10 euros par jour et une indemnité de repas de 7 euros par jour s'appliquent.

Frais d'hébergement

Les dirigeants d'entreprise qui, en raison d'une obligation professionnelle, doivent séjourner en dehors de leur lieu de résidence, peuvent également s'octroyer une indemnité forfaitaire pour les frais de logement. Cette indemnité s'élève à un maximum de 133,18 euros par nuit. Le montant maximal déterminé par l'ONSS est toutefois nettement inférieur: 35 euros par nuit.

Voyages d'affaires à l'étranger 

Une société peut également accorder une indemnité journalière fixe à son dirigeant si celui-ci doit se rendre à l'étranger dans l'exercice de ses fonctions. Cette indemnité couvre les frais engagés pour les repas, les boissons et les transports locaux. Pour les frais d'hôtel et de voyage, des pièces justificatives sont requises et aucun montant forfaitaire n'est appliqué.

Les frais engagés sont remboursés par la société sur la base d'un montant fixe par jour sans que le gestionnaire ait à présenter de factures, de reçus ou de tickets. Toutefois, le gestionnaire doit être en mesure de justifier qui il a visité, quand et pendant combien de temps pour les jours où une indemnité journalière a été accordée.

Cette allocation de frais est également déductible comme frais professionnels pour la société et non imposable pour le dirigeant. En outre, aucune cotisation sociale n'est due sur ces indemnités.

Pour déterminer le montant de cette indemnité journalière, on peut utiliser la liste des pays pour les fonctionnaires des affaires étrangères:

 

INDEMNITÉS JOURNALIÈRES

Catégorie 1

Catégorie 2

Allemagne

€ 93

€ 56

France

€ 95

€ 57

Grande-Bretagne

€ 101

€ 61

Luxembourg

€ 92

€ 55

Pays-Bas

€ 93

€ 56

 

Une distinction est faite ici entre le personnel de l'administration centrale (catégorie 1) et le personnel en poste à l'étranger (catégorie 2). Pour les missions de moins de 30 jours, la première catégorie peut être utilisée, la deuxième catégorie pour les missions plus longues (plus de 30 jours, maximum 24 mois).

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